Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades

Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13, fracción II, 17, primer párrafo, 18, 24, fracciones I, inciso i), IV, inciso d), y IX de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10 y 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; 9, fracción V, y 17, tercer párrafo, de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y

C O N S I D E R A N D O

El estado de Guanajuato se ha caracterizado por asumir los desafíos que se le plantean. Debido a ello, en el Programa de Gobierno Actualización 2016-2018, el Poder Ejecutivo ha constituido un marco estratégico que establece las prioridades de atención y el camino de acción de todas las áreas de Gobierno, resumiendo así los objetivos, estrategias y metas que sirvan de base a las actividades de la administración pública estatal.

El citado Programa traza una serie de acciones claras para el desarrollo de Guanajuato, estableciendo un esquema de coordinación mediante estrategias transversales, destacando la denominada «Impulso al Buen Gobierno», misma que a su vez prevé el proyecto «PE-VI.5», denominado «Gobierno eficiente y austero» cuyo objetivo es incrementar la eficiencia en la administración y gestión de los recursos e ingresos públicos en la atención de las prioridades y demandas ciudadanas.

Derivado de tales acciones e inmersos en una dinámica de cambio y transformación de la administración pública orientada hacia un gobierno transparente, eficiente y honesto, donde se respeta el Estado de Derecho y se atienden las necesidades de la ciudadanía, se publicó en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado número 206, Décima Quinta Parte, del 26 de diciembre de 2014, el Decreto Legislativo número 262, mediante el cual se expidió la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, misma que regula los actos y contratos que celebran los poderes del Estado, los organismos autónomos y las entidades paraestatales, en materia de adquisiciones, enajenaciones y arrendamientos de bienes muebles e inmuebles y de prestación de servicios. En ese mismo tenor y bajo la obligación legal dispuesta en la mencionada Ley de Contrataciones, el 2 de junio de 2015 se publicó en el ejemplar número 88, Cuarta Parte, del mismo órgano de difusión oficial, el Reglamento de la Ley en cita aplicable a la Administración Pública Estatal.

Ante la expedición de tales normas legales, se hace necesaria la emisión de los presentes lineamientos, en los que se plantea una renovada dinámica en el procedimiento en materia de contrataciones públicas, incluyendo entre otros aspectos novedosos la precisión en la investigación de mercado, así como en la instauración de penas convencionales.

Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes:

LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.

Capítulo I
Disposiciones Generales

Objeto de los Lineamientos

Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.

Sujetos de los Lineamientos

Artículo 2. Son sujetos de aplicación de los presentes Lineamientos las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

Glosario de términos

Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultan aplicables los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que corresponda, en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, así como en la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento para la Administración Pública Estatal; y adicionalmente los siguientes conceptos:

1. Almacén: El almacén de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMySG de la Secretaría;
2. Área(s) Administrativa(s): Área(s) responsable(s) de la administración de los recursos materiales y servicios generales de cada Dependencia o Entidad;
3. Bien (es): Bienes muebles;
4. Catálogo de Materiales: Listado de Bienes y Servicios disponibles en la Plataforma Estatal de Información, que pueden ser requeridos por las Dependencias y Entidades a la DGRMySG de la Secretaría;
5. CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet, conforme a la normatividad fiscal vigente;
6. Comité: El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Administración Pública Estatal;
7. DGRMySG: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría;
8. Dirección: La Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMySG;
9. Imputación: Identificación de la normativa aplicable para el ejercicio del gasto en los procedimientos de compra atendiendo al origen del recurso, el cual puede ser federal o estatal;
10. Ley: Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato;
11. Página electrónica:http://finanzas.guanajuato.gob.mx/ce_compras_servicios;
12. Partida (s) Autorizada (s): Aquélla (s) que para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y Entidades,  no requiere del envío del oficio de solicitud de autorización a la DGRMySG, sin que se exima para su ejecución de las demás autorizaciones requeridas por la normatividad administrativa aplicable;
13. PEI: Plataforma Estatal de Información;
14. Programa Anual: El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades;
15. Reglamento: Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal;
16. Servicio (s): Los que se adquieran conforme a los procedimientos de la Ley; y
17. Solicitud (es) de Pedido: Registro en la PEI a través del cual, las Dependencias o Entidades de la Administración Pública Estatal formulan sus requerimientos de Bienes y/o Servicios a la DGRMySG.

Publicación del Programa Anual

Artículo 4. Las Dependencias y Entidades deberán publicar a través de su página de internet, a más tardar el 31 de enero de cada anualidad, el Programa Anual, mismo que contendrá los requisitos establecidos en el Anexo 1 de los presentes Lineamientos. En el caso de que se den modificaciones deberán de apegarse al formato establecido en el anexo de referencia.

Sin perjuicio de lo anterior, dentro de los primeros 15 días de enero de cada año, las Dependencias y Entidades remitirán en formato digital a la Dirección su Programa Anual, a efecto que se le de publicidad en la página de internet de la Secretaría.

Las Entidades que no cuenten con página de internet propia, deberán remitir su Programa Anual a la Dependencia coordinadora de eje a la que se encuentren sectorizadas, con al menos 5 días hábiles de anticipación al 31 de enero de cada año, para que ésta realice la difusión en su página de internet.

Padrón de proveedores

Artículo 5. Todos los proveedores de Bienes y/o Servicios objeto de la Ley, que se contraten por Dependencias y/o Entidades de manera directa o a través de la DGRMySG, deberán estar inscritos y vigentes sus registros en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal.

En casos excepcionales, las Dependencias y/o Entidades podrán solicitar de manera justificada a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría la autorización para contratar en términos de la Ley a proveedores que no se encuentren inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal; de ser procedente, el proveedor será registrado con un número temporal en la PEI para efectos del pago.

No será necesaria la autorización anterior, cuando se contraten los Bienes y/o Servicios con recursos del fondo revolvente, debiéndose observar en todo momento lo dispuesto por los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal que corresponda.

Capítulo II
Proceso de Compra

Sección I
Disposiciones Preliminares

Programación de compras

Artículo 6. Las Áreas Administrativas de las Dependencias y/o Entidades, considerando el tiempo que se requiere para el suministro de los Bienes y/o Servicios, programarán con oportunidad sus compras de acuerdo a la forma y tiempos que señale la DGRMySG. Para este efecto, respetarán las fechas que para el ejercicio fiscal que corresponda publique la Dirección en la Página electrónica y deberán considerar los Bienes y/o Servicios contenidos en el Catálogo de Materiales.

Autorizaciones previas a la captura de las Solicitudes de Pedido

Artículo 7.  Las  Dependencias  y/o  Entidades  deberán gestionar y contar con  las autorizaciones previstas en los presentes Lineamientos de manera previa a la captura de sus Solicitudes de Pedido, así como apegarse a los formatos establecidos en la Página electrónica.

Solicitudes de Uniformes, vehículos, mobiliario, equipo y bienes informáticos

Artículo 8. En el caso de Solicitudes de Pedido para adquirir vestuarios, uniformes, equipos y servicios de tecnologías de la información, así como vehículos (partida presupuestal 5410), muebles de oficina y estanterías (partida presupuestal 5110), muebles y equipos de administración (partida presupuestal 5190), se deberá contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría.

Para solicitar dicha autorización, las Dependencias y/o Entidades deberán apegarse al formato que publique la Dirección en la Página electrónica, anexando la justificación elaborada por el área usuaria y validada por el titular del Área Administrativa.

La solicitud de autorización a que se refiere este artículo para los Bienes y/o Servicios informáticos regulados conforme a los Lineamientos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Administración Pública Estatal, se generará en el proceso de firma electrónica de manera automática por el sistema de validaciones de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría, por lo que no es necesario capturar un «Proceso de Acuerdo Multilateral» (PAM) independiente.

En el caso de Entidades, además de contar con la autorización a que se refiere este artículo, deberán contar con la de su Órgano Gobierno, la cual deberá contener como mínimo: descripción general del bien, cantidad, monto y partida presupuestal a afectar.

Solicitudes de Bienes y/o Servicios informáticos

Artículo 9. Las Solicitudes de Pedido para equipo de telecomunicaciones, radiocomunicaciones, así como de Bienes y/o Servicios informáticos, deberán contar con la validación técnica de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría, las cuales deberán apegarse a lo establecido en los Lineamientos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Administración Pública Estatal. 

Justificación de Razones Técnicas

Artículo 10. Las razones técnicas para solicitar una marca, modelo o empresa determinada, deberán justificarse por las Dependencias y Entidades de acuerdo con los criterios contenidos en el Anexo 2, que le sean aplicables.

Justificación de excepciones de licitación

Artículo 11. Las excepciones de licitación, deberán justificarse por las Dependencias y Entidades de acuerdo a los criterios contenidos en el Anexo 3, según el supuesto de que se trate.

Sistema electrónico

Artículo 12. Para efectos del sistema electrónico dispuesto en el artículo 55 del Reglamento, la información de los precios y conceptos de referencia de las últimas compras de materiales que podrá considerarse para integrar la investigación de mercado, estará disponible en el módulo «MM (Manejo de Materiales)» de la PEI, dentro de la transacción «ZMM_PEDIDOS03».

Requisitos para la Investigación de Mercado

Artículo 13 Las investigaciones de mercado que se requieran, deberán presentarse y cumplir con los requisitos contenidos en el Anexo 4 de acuerdo a la legislación que le sea aplicable al procedimiento de contratación.

Gastos  de convocatorias

Artículo 14. Los gastos inherentes a la publicación de las convocatorias de licitaciones públicas que estipula la Ley, para contrataciones de Bienes y/o Servicios, serán a cargo de la Secretaría.

Tratándose de procedimientos sujetos a la normativa federal, la Dirección determinará a qué Dependencia o Entidad corresponderán los gastos y será responsabilidad de éstas realizar acciones necesarias para su materialización.

Sección II
Solicitudes de Pedido

Registro de Solicitudes de Pedido conforme a Catálogo de Materiales

Artículo 15. Para el registro de las Solicitudes de Pedido en la PEI, las Dependencias y Entidades deberán apegarse invariablemente a los Bienes o Servicios contenidos en el Catálogo de Materiales.

En el caso específico de vehículos, las Dependencias y Entidades se deberán apegar estrictamente a la «Tabla de montos y modelos de Vehículos» autorizado y difundido por la Dirección en la Página electrónica, salvo casos excepcionales y debidamente justificados que sean autorizados por la propia Subsecretaría de Administración.

En caso de que en el Catálogo de Materiales no existan Bienes o Servicios alternativos o sustitutos técnicamente razonables, las Dependencias y Entidades deberán presentar su solicitud de alta y cumplir con los requisitos contenidos en el Anexo 5 en un lapso no mayor a cinco días hábiles; la Dirección determinará la procedencia del alta.

En caso de no cumplir con lo anterior, las Dependencias y/o Entidades serán las responsables de la demora que se cause en el procedimiento administrativo de contratación respectivo.

Periodos de captura de Solicitudes de Pedido

Artículo 16. Los periodos de captura de las Solicitudes de Pedido que correspondan al Programa Anual para el ejercicio fiscal correspondiente, se publicarán por parte de la Dirección en la Página electrónica dentro de los primeros 15 días del mes de enero del ejercicio fiscal correspondiente.

Sólo en casos debidamente justificados, la DGRMySG, previa autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, podrá habilitar fechas de captura distintas a las que publique la Dirección, mediante el formato que sea publicado para tal fin.

No se considerarán casos urgentes cuando las capturas no se realicen en las fechas programadas por la Dirección, por causas directamente imputables a las Dependencias y/o Entidades.

La DGRMySG no será responsable del recurso no ejercido, en caso de presentarse procedimientos de compra iniciados fuera de los periodos de captura ordinarios, o bien que habiéndose capturado dentro de éstos, no hayan sido programadas con oportunidad para su ejecución con base en los tiempos establecidos en la Ley o demás disposiciones aplicables.

Uso de imputaciones en la captura de Solicitudes de Pedido

Artículo 17. En la captura de Solicitudes de Pedido y respecto al uso de las imputaciones en la PEI, deberá atenderse lo siguiente:

1. Imputación «J»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Federal;
2. Imputación «K»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Estatal;
3. Imputación «X»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro no afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Federal; y
4. Imputación «Z»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro no afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Estatal.

Será de la absoluta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades, la legislación que se aplique derivado de la Imputación ingresada, por lo que la Dirección no será responsable en caso de que un procedimiento no se ejecute de forma adecuada en función de la naturaleza del recurso.

En los supuestos de las fracciones III y IV, es responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades contar con el recurso suficiente para cubrir las obligaciones contractuales que se deriven de su Solicitud de Pedido.

Captura de Solicitudes de Pedido

Artículo 18.  Las Dependencias y Entidades deberán capturar las Solicitudes de Pedido en la PEI de conformidad con el procedimiento establecido en el Anexo 6 y observarán al respecto lo siguiente:

1. El techo presupuestal que capturen las Dependencias y Entidades deberá ser congruente con los precios obtenidos en la investigación de mercado sin superar el precio máximo de referencia.

En caso de que el techo presupuestal sea inferior al precio más bajo que resulte de la investigación de mercado, la Dirección procederá a la cancelación del requerimiento;

2. Las Dependencias y/o Entidades deberán capturar en cada Solicitud de Pedido, únicamente Bienes y/o Servicios que correspondan a una misma partida presupuestal y a una misma Imputación. Lo anterior para el debido seguimiento durante el procedimiento de contratación. En caso contrario, la Dirección podrá cancelar la Solicitud de Pedido; y
3. Las Solicitudes de Pedido registradas en la PEI, deberán contar con la validación del titular del Área Administrativa. Para este efecto se entenderá que una solicitud cuenta con dicha validación cuando en la PEI se registren las siguientes liberaciones: «UR Unidad Responsable», «CA Coord. adquisiciones» y «DA Dir. Administrativa». Esta validación debe realizarse dentro de los periodos de captura que publique la Dirección o autorice la Subsecretaría de Administración de la Secretaría y de acuerdo al procedimiento establecido en el Anexo 7.

Modificación a Solicitudes de Pedido

Artículo 19. Cualquier modificación que no afecte sustancialmente la naturaleza de los Bienes y/o Servicios contenidos en las Solicitudes de Pedido, deberá enviarse por escrito a la Dirección firmada por la o el titular del Área Administrativa y del área usuaria de la Dependencia y/o Entidad respectiva, de manera previa al inicio del procedimiento de contratación y estarán sujetas a la determinación de la Dirección.

Consolidación de Solicitudes de Pedido

Artículo 20. Las Solicitudes de Pedido que se ingresen en cada periodo de captura, se consolidarán atendiendo los siguientes criterios:

1. Por afectar a una misma partida presupuestal;
2. Por ser los Bienes y/o Servicios requeridos afines a la misma naturaleza;
3. Por ser los Bienes y/o Servicios requeridos afectos a un mismo tipo de proveeduría; o
4. Por los fines de los Bienes a adquirir.

De esta consolidación, serán identificados los importes totales requeridos por cada Dependencia y Entidad. Cuando el importe sea igual o inferior al que publique la DGRMySG en la Página electrónica, ésta podrá autorizar la compra directa a la Dependencia o Entidad respectiva.

El importe consolidado que resulte después de aplicar lo dispuesto en el párrafo anterior, servirá de base para determinar el procedimiento de contratación al que deberá sujetarse la compra, en términos de la normativa aplicable.

Las Dependencias y/o Entidades podrán solicitar la desconsolidación de Bienes y/o Servicios de cualquier partida presupuestal cuando así lo requieran por necesidades operativas, previa justificación y petición, lo cual estará sujeto a la respectiva validación de la Dirección. Dichas solicitudes podrán ser procesadas por separado o con las de otras Dependencias y/o Entidades que se encuentren en la misma situación.

Será responsabilidad del área solicitante, la información contenida en la justificación de las necesidades operativas, por las cuales se requiera la desconsolidación.

Integración de la documentación para inicio de procedimientos de contratación

Artículo 21. Para iniciar el procedimiento de contratación correspondiente, las Dependencias y/o Entidades, deberán remitir a la Dirección, a más tardar el tercer día hábil posterior al cierre del periodo de captura, la documentación soporte que contemplan los presentes Lineamientos y la normativa aplicable, así como la que  publique la Dirección para el ejercicio fiscal que le corresponda, en la Página electrónica.

Una vez revisada la documentación, las Solicitudes de Pedido que no cuenten con el expediente íntegro, serán canceladas por la Dirección, a fin de no afectar el suministro  oportuno  de  los  Bienes  y/o  Servicios requeridos  por  otras  Dependencias  y/o Entidades, pudiendo el área solicitante ingresar su solicitud en el próximo periodo de compras.

Sección III
Participación de las Dependencias y Entidades

Representantes de las Dependencias y Entidades en los Procesos de compras

Artículo 22. En  los  procesos de compra  que se lleven  a cabo a través de la Dirección, será necesario que participe un representante de cada Dependencia y/o Entidad solicitante,  preferentemente  con  conocimientos  técnicos  de  los  Bienes  y/o  Servicios  por  adquirir  o contratar, quien además deberá identificarse como servidora o servidor público, en los siguientes actos y reuniones:

1. En las reuniones convocadas por el Comité.
2. En las reuniones convocadas por la Dirección, previas al inicio de los procedimientos de contratación;
3. En las reuniones de revisión de preguntas y respuestas, previas a las juntas de aclaraciones; y
4. En la elaboración de las tablas comparativas de aspectos técnicos específicos que servirán como base de las evaluaciones y adjudicaciones que realice la Dirección y el Comité.

Tablas comparativas de aspectos técnicos

Artículo 23. El contenido de las tablas comparativas de aspectos técnicos específicos, será de absoluta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades que las elaboren, para lo cual deberán observar lo siguiente:

1. Incluir todas las especificaciones solicitadas, así como la valoración cualitativa de requerimientos técnicos solicitados, señalando si el proveedor cumple o no con los mismos; en caso de no cumplirse con alguno de ellos, deberá indicar la razón; y
2. Ser firmadas por la persona que las realice, y por el titular del Área Administrativa de las Dependencias y/o Entidades solicitantes o por la persona que éstos designen.

En caso de no entregarse en los plazos establecidos y términos solicitados, se podrá suspender o cancelar el procedimiento respectivo.

Solicitud de suficiencia presupuestal

Artículo 24. Corresponde a los titulares de las Áreas Administrativas emitir la autorización o declinación de la solicitud de suficiencia presupuestal formulada por la Dirección, en el plazo y términos que ésta determine, cuando resulte un excedente entre la propuesta económica del posible adjudicado y el techo presupuestal autorizado.

Sección IV
Partidas Autorizadas

Partidas Autorizadas de manera directa a través de los portales de compras

Artículo 25. Para el ejercicio fiscal que corresponda, se publicarán en la Página electrónica las Partidas Autorizadas para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y/o Entidades a través de los portales implementados para tal efecto por la Dirección, en los montos y porcentajes que la DGRMySG determine.

Pierden el carácter de Partidas Autorizadas las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación restringida o pública. En estos casos, los requerimientos deberán ser capturados como Solicitudes de Pedido.

Contrataciones con autorización de liberación

Artículo 26. Tratándose de cualquier Partida Presupuestal que sea objeto de la Ley y no se contemple en el artículo 25 y 29 de estos Lineamientos o en otro ordenamiento como Partida Autorizada, las Dependencias y/o Entidades deberán contar de manera previa con el oficio de autorización correspondiente por parte de la DGRMySG, debiendo justificar su solicitud de autorización. La contratación autorizada conforme al presente artículo se realizará a través de los portales de la Dirección, salvo que se encuentre en los supuestos del artículo 30 de los presentes Lineamientos.

No se considera justificada la solicitud de autorización cuando el motivo sea la falta de programación y planeación por causas directamente imputables a las Dependencias y/o Entidades.

Compras en caso de contar con Subcomité

Artículo 27. En el caso de las Dependencias y/o Entidades que cuenten con Subcomité, las compras que por monto correspondan a la modalidad de adjudicación directa o directa con cotización de tres proveedores, en términos de lo señalado en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente, podrán ejercerlas a través de sus áreas competentes, sujetándose en todo caso a las disposiciones legales y normativas que resulten aplicables, hasta en tanto la Secretaría no disponga expresamente revocar dicha autorización.

Dicha autorización no exime a las Dependencias o Entidades de apegarse a los procedimientos establecidos en los artículos 25, 26, 28, 29 y 30 de los presentes Lineamientos.

Portales de compras para la contratación de Partidas Autorizadas

Artículo 28. En el caso de contrataciones de Partidas Autorizadas, su ejecución deberá llevarse a cabo a través de los portales de compras de la Dirección publicados en las páginas: http://dgrmsg.guanajuato.gob.mx/adquisiciones.gto y http://sfadas.guanajuato.gob.mx/compras.

Lo anterior, considerando las políticas de uso de los portales contenidas en el Anexo 8 de los presentes Lineamientos, así como las garantías necesarias para asegurar las mejores condiciones para el Gobierno del Estado.

Únicamente en casos excepcionales, cuando se justifique a juicio de la DGRMySG, se podrá autorizar la variación en el uso de los portales mencionados.

Partidas Autorizadas de manera directa fuera de los portales de compras

Artículo 29. Para el ejercicio fiscal que corresponda, se publicarán en la Página electrónica las Partidas Autorizadas para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y/o Entidades fuera de los portales de la Dirección, en los montos y porcentajes que la DGRMySG determine.

Pierden el carácter de Partidas Autorizadas las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación restringida o pública. En estos casos, los requerimientos deberán ser capturados como Solicitudes de Pedido.

Autorización para ejercer partidas fuera de los portales de compras

Artículo 30. Cuando las contrataciones no puedan llevarse a cabo a través de los portales de compras señalados en el artículo 28 de estos Lineamientos, al no satisfacer las necesidades de las Dependencias y/o Entidades, éstas deberán contar, previa justificación, con la autorización respectiva de la DGRMySG.

Asimismo, quedan exceptuadas del procedimiento de compra a través de los portales de la Dirección, las erogaciones hechas con cargo a los recursos del fondo revolvente, en términos de lo dispuesto por los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal correspondiente.

Capítulo III
Ejecución y Seguimiento del Contrato

Sección I
Otorgamiento de Anticipos, Garantías y Prórrogas

Requisitos, formas y porcentajes para el otorgamiento de garantías de los contratos

Artículo 31.  Las garantías que se constituyan por los proveedores a favor de la Secretaría o de las Entidades deberán ser acordes a las formas y contener los requisitos relacionados en los Lineamientos Generales para el Otorgamiento y Recepción de Garantías a Favor del Gobierno Estatal del ejercicio fiscal correspondiente.

Las garantías de cumplimiento de los contratos se fijarán en un porcentaje del 12 % del monto contratado, sin incluir el importe del Impuesto al Valor Agregado. Las Dependencias y Entidades podrán establecer porcentajes mayores atendiendo a las necesidades y particularidades de las contrataciones que lleven a cabo.

Anticipos

Artículo 32. Sólo en casos debidamente justificados por las Dependencias y/o Entidades se otorgarán anticipos, conforme a lo establecido en la Ley y su Reglamento.

En los contratos formalizados por la DGRMySG, el Comité autorizará los anticipos respecto de aquellos contratos que haya adjudicado; y la citada Dirección General lo hará respecto de los demás contratos.

En el caso de anticipos que se otorguen respecto de aquellos contratos suscritos por la DGRMySG para las Dependencias, deberá remitirse a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, el CFDI, tanto la representación impresa como en el formato «XML», en los cuales se indicará el número de contrato y el porcentaje de anticipo que corresponda.

La representación impresa a que se refiere el párrafo anterior, deberá estar sellada, firmada y con el nombre completo y puesto de quien autoriza, anexando copia del contrato y de la garantía que ampare dicho anticipo.

Las Dependencias y Entidades, en el ámbito de su competencia, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente numeral, respecto de los anticipos que otorguen en los contratos que adjudiquen directamente.

Prórrogas para la entrega de Bienes y/o Servicios

Artículo 33. Las solicitudes para prorrogar la entrega de Bienes y/o Servicios derivados de contratos suscritos por la DGRMySG, serán tramitadas a través de la Dirección, quien deberá integrar al efecto el expediente respectivo.

El Comité acordará las prórrogas respecto de aquellos contratos que haya adjudicado. En el resto de los contratos suscritos por la DGRMySG, será ésta quien acuerde lo conducente.

Las solicitudes de prórroga presentadas por los proveedores, se valorarán por la Dirección y en caso de considerarse procedentes, a más tardar el día hábil siguiente de haberse recibido, se turnarán a las Dependencias y/o Entidades respectivas, quienes deberán manifestarse al respecto en el plazo que se les señale y que no excederá de 4 días hábiles, para que el Comité o la Dirección, según corresponda, determinen lo conducente.

Sólo será procedente acordar el otorgamiento de prórroga, cuando en el expediente integrado se encuentren acreditados los supuestos señalados en el artículo 110 del Reglamento y la solicitud respectiva se haya presentado previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento originalmente estipulada en el contrato correspondiente.

Las Subcomités, respecto de aquéllos contratos que hayan adjudicado, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente artículo.

Sección II
Recepción de Bienes Adquiridos

Lugar de recepción de Bienes adquiridos

Artículo 34. Como regla general, los Bienes adquiridos por la Dirección se recibirán de la siguiente manera:

1. Los correspondientes al capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, serán recibidos directamente en el Almacén de la Dirección, salvo aquellos casos en que por su naturaleza deban ser instalados o entregados en los domicilios del área solicitante, previa justificación de la misma antes de iniciar el procedimiento de contratación correspondiente; y
2. Los correspondientes a los capítulos 2000, 3000 y 4000 del Clasificador por Objeto del Gasto, serán recibidos directamente en el domicilio señalado por las Dependencias y/o Entidades solicitantes; salvo que exista disposición contractual distinta.

Procedimiento para recepción de los Bienes y/o Servicios

Artículo 35. Una vez suscritos los contratos, las Dependencias y/o Entidades serán responsables de realizar la verificación del cumplimiento de los mismos por parte de los proveedores, a través de la recepción de los Bienes y/o Servicios. Para tales efectos, la o el servidor público que recibe deberá plasmar en la representación impresa del CFDI, nota de remisión, vale o documento que ampare la entrega de los Bienes y/o Servicios, los siguientes datos: nombre completo, puesto, fecha de recepción y sello de la Dependencia y/o Entidad.

Para la verificación del cumplimiento de los contratos referentes a los Bienes que se reciben en el Almacén, las Dependencias y/o Entidades deberán validar dichos Bienes conforme a lo señalado en el Anexo 9 de los presentes Lineamientos, para garantizar que éstos cumplan con las características, especificaciones y condiciones contratadas. Una vez validados en los términos referidos, no será posible la cancelación o devolución de los mismos por parte de las Dependencias y/o Entidades solicitantes.

Bajo ningún concepto las Dependencias y/o Entidades podrán aceptar el suministro de Bienes y/o Servicios que cuenten con características, especificaciones o condiciones distintas a las establecidas en el contrato respectivo.

Trámite de creación y etiquetado del activo

Artículo 36. Tratándose de compra de Bienes que tengan que darse de alta para su inventario, independientemente del origen de los recursos y del área que ejecute el procedimiento de contratación, será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades que reciban los Bienes realizar el trámite de creación y etiquetado del activo respectivo ante la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG, previo al pago correspondiente.

En el caso de Bienes de fideicomisos públicos y empresas de participación estatal mayoritaria que tengan que darse de alta para su inventario, la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG, deberá llevar a cabo un registro por separado hasta en tanto sean endosadas al Estado las facturas respectivas.

Sección III
Pagos

Pagos al proveedor

Artículo 37. Para efectos de los pagos correspondientes, el proveedor deberá entregar los Bienes y/o Servicios, en estricto apego a las condiciones establecidas en el contrato respectivo.

Será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades establecer en los contratos que suscriban, los términos, plazos, entregas y condiciones de los pagos y adquisiciones.

Pago de contrataciones para las Dependencias

Artículo 38. Para realizar el pago de contrataciones para las Dependencias a través de la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, se deberá remitir:

1. El CFDI, en apego a los requisitos de facturación que publique la Dirección en la Página electrónica;
2. La documentación que ampare la recepción de conformidad de los Bienes y/o Servicios;
3. La representación impresa del CFDI, que contenga la fecha de recepción de este documento para efectos del inicio del trámite de pago, debidamente sellada y firmada con el nombre completo y puesto de la o el servidor público que lo recibe;
4. Copia del contrato completo y del pedido o documento que describa de manera integral los Bienes y/o Servicios contratados;
5. Copia de la garantía otorgada para el cumplimiento; y
6.  En su caso, el cálculo de las sanciones que resulten procedentes.

Para el pago de contrataciones de los capítulos 1000, 2000, 3000 y 4000 que se realicen a través de la Dirección, los proveedores o en su caso las Dependencias, deberán entregar el CFDI  y  su representación impresa al Almacén, en los términos de la fracción III del presente artículo, para que se genere el número de identificación (ID) que le otorga la PEI y dar inicio al trámite de pago para este tipo de solicitudes. Cuando los proveedores entreguen los comprobantes, la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG solicitará a través de firma electrónica a las y los titulares del Área Administrativa la validación de la recepción de los Bienes y/o Servicios, quienes deberán confirmar o declinar la solicitud en un plazo de 2 días hábiles.

Para el pago de contrataciones de los capítulos 1000, 2000, 3000 y 4000 que se realicen como Partidas Autorizadas, será responsabilidad de las Dependencias comprobar su gasto y afectación presupuestal.

Para el pago de contrataciones del capítulo 5000 realizadas por la Dirección o por las Dependencias, el Almacén o en su caso las Dependencias que reciban los Bienes, remitirán la información a que se refiere el presente artículo a la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG y solicitarán el trámite de alta de Bienes, de conformidad con los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal.

Pago de contrataciones para las Entidades

Artículo 39. Tratándose de contrataciones de Bienes y/o Servicios realizadas por la Dirección para las Entidades o efectuadas por Entidades en ejercicio de Partidas Autorizadas, serán éstas quienes realizarán lo necesario para la materialización del pago y comprobación del gasto, previa recepción y aceptación de los Bienes y/o Servicios.

En el supuesto de Bienes que tengan que darse de alta para su inventario, el CFDI se entregará una vez que la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG realice el trámite correspondiente.

Gastos Devengados y/o Comprometidos

Artículo 40. Los Gastos Devengados y/o Comprometidos que al cierre del ejercicio se generen de requerimientos de las Dependencias y/o Entidades, que tengan descentralizado el ejercicio del presupuesto, así como los referentes a las Imputaciones «X» y «Z», deberán ser registrados por las mismas, conforme a la normatividad aplicable.

En los demás casos, los Gastos Devengados y/o Comprometidos serán registrados por la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, siempre y cuando exista el contrato o pedido así como el CFDI o su representación impresa que acredite la recepción a satisfacción de los Bienes y/o Servicios, quedando bajo la estricta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades solicitantes, justificar la permanencia de dichos gastos durante su vigencia y en su momento requerir la cancelación de los mismos en los casos de incumplimiento de los contratos.

Sección IV
Penas Convencionales

Obligatoriedad de la Estipulación de Penas Convencionales

Artículo 41. Las penas convencionales se deben prever en todos los procedimientos de contratación de que se trate, el procedimiento para su cálculo y determinación podrán incluirse en el contrato o pedido.

Cuantía y Consideraciones de la Pena Convencional

Artículo 42. En los contratos se establecerá como pena convencional la del 2 % semanal o fracción sobre el valor de los Bienes o Servicios no suministrados o prestados en el plazo de entrega; sin embargo, se podrán pactar penas convencionales por cualquier otro incumplimiento, mismas que operarán de acuerdo a la naturaleza de los contratos a petición del área usuaria, considerando lo siguiente:

1. Las penas convencionales serán proporcionales al incumplimiento. Por tanto, si la obligación fuere cumplida en parte, la pena se modificará en la misma proporción;
2. Cuando se trate de entregas que incluyan instalación, puesta a punto o capacitación para operar el Bien, no se recibirán los Bienes hasta en tanto no se satisfagan los requerimientos para su adecuado funcionamiento, razón por la que las Dependencias y Entidades se abstendrán de recibir si el proveedor no cumple con todo pactado en el contrato;
3. La penalización se calculará a partir del día siguiente a la fecha pactada en el contrato para la entrega o prestación de los Bienes o Servicios, hasta su entrega o prestación total y a entera satisfacción del área solicitante, para lo cual se debe considerar lo siguiente:
   1. Sólo resulta aplicable cuando los Bienes son entregados con atraso o los Servicios concluyen con retraso, respecto de la fecha establecida para la entrega o prestación;
   2. La penalización deberá sujetarse al procedimiento establecido en el Anexo 10, salvo que se establezcan penas cuyo factor de aplicación sea distinto al establecido en el anexo de referencia;
   3. En el supuesto que el monto del incumplimiento del proveedor rebase el monto de la garantía de cumplimiento del contrato, podrá iniciarse el procedimiento de rescisión administrativa de conformidad con lo previsto en el artículo 118 de la Ley, lo cual no limita la posibilidad de iniciar el procedimiento en cualquier momento.

Aplicación, Cálculo y Cobro de Penas Convencionales

Artículo 43. Será responsabilidad de las Dependencias y Entidades aplicar y cobrar en forma oportuna las penas convencionales, toda vez que el pago íntegro de los Bienes o Servicios está condicionado a que el proveedor haya cumplido sus obligaciones en el tiempo.

Tratándose de contrataciones que realice la DGRMySG para las Dependencias será responsabilidad de la Dirección Administrativa y de Pagos calcular, aplicar y cobrar en forma oportuna las penas convencionales.

Las Dependencias y Entidades deberán hacer del conocimiento de la DGRMySG, las penas convencionales, sanciones y/o rescisiones que por Ley les corresponda aplicar, cuando las determinen.

Sección V
Incumplimiento, Suspensión y Terminación de los Contratos

Incumplimiento de contratos

Artículo 44. En los contratos formalizados por la DGRMySG, será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades notificar por escrito a la citada Dirección General cualquier incumplimiento en la ejecución de los contratos, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a que se presente el incumplimiento o se tenga conocimiento del mismo, el cual deberá estar técnica y jurídicamente soportado.

Derivado del análisis a los avisos de incumplimiento que se le presenten, la DGRMySG determinará la posible rescisión y/o aplicación de sanciones.

De considerarse procedente la rescisión, se llevará a cabo el procedimiento correspondiente conforme a los plazos y términos que se establecen en la Ley para que se determine lo conducente. El Comité acordará la rescisión respecto de aquellos contratos que haya adjudicado y la DGRMySG en todos los demás que haya suscrito.

Suspensión y terminación anticipada de contratos

Artículo 45. Las Dependencias y/o Entidades deberán de informar a la Dirección de cualquier posible causa que pudiera originar la suspensión o terminación anticipada de los contratos formalizados por la DGRMySG, dentro de los cinco días hábiles a que tengan conocimiento de la misma, a efecto de que el Comité o la DGRMySG, según corresponda, acuerden lo conducente.

El informe a que se refiere el párrafo anterior deberá contener los elementos, razones y justificaciones suficientes de las causas que pueden originar la suspensión o terminación anticipada de los contratos.

El Comité solamente acordará respecto de aquellos contratos que haya adjudicado.

Para efectos de determinar si existe caso fortuito o fuerza mayor que den causa a la suspensión del contrato, se estará a lo dispuesto en el artículo 110, tercer párrafo, del Reglamento. El acuerdo respectivo deberá establecer expresamente la temporalidad de la suspensión.

Los Subcomités, respecto de aquéllos contratos que hayan adjudicado, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente artículo.

T R A N S I T O R I O S

Artículo Primero. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir del 01 de enero de 2017.

Artículo Segundo. Se abrogan los Lineamientos del Programa Operativo Anual de Compras de la Administración Pública Estatal, emitidos mediante acuerdo del titular de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración de fecha 31 de diciembre de 2015.

Dado en la sede de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración del Estado, sita en la ciudad de Guanajuato, Guanajuato, a 31 de diciembre de 2016.

JUAN IGNACIO MARTÍN SOLÍS