Héctor Salgado Banda, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 primer párrafo y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13 fracción II, 17 primer párrafo, 18 primer párrafo, 24 fracciones I inciso i), IV inciso d) y IX de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10 y 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; 9 fracción V y 17 tercer párrafo de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 2, 5 y 6 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y
C O N S I D E R A N D O
La actualización del «Plan Estatal de Desarrollo Guanajuato»
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se encuentra integrada por cuatro ejes temáticos o dimensiones, dentro de los cuales se encuentra la Dimensión 4 «Administración Pública y Estado de Derecho», conformada de los principales temas que rigen la actuación y desempeño de la administración pública estatal, así como el marco institucional que vela por el cumplimento de la seguridad, la convivencia armónica y la paz social, pues estos son el fundamento del Estado de Derecho.
En este sentido, la Línea Estratégica «4.1 Gobernanza» contempla dentro del objetivo «4.1.2 Consolidar una gestión pública abierta, transparente y cercana a la ciudadanía, sin cabida para la corrupción» las estrategias «4.1.2.1 Armonización legislativa y reglamentaria, que contemple principios de máxima transparencia», «4.1.2.3 Fortalecimiento de la participación ciudadana mediante mecanismos ágiles y novedosos, que posibiliten su involucramiento en las decisiones relacionadas con la transparencia y la rendición de cuentas» y «4.1.2.5 Desarrollo de mecanismos más amplios y diversos para la difusión de información acerca de la situación financiera, los trámites, los servicios y los resultados de las acciones gubernamentales».
Por su parte, dentro de la actualización del Programa de Gobierno 2018-2024
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, en el «Eje Gobierno Humano y Eficaz», se contiene el objetivo «6.2 Consolidar el Gobierno Abierto en el Poder Ejecutivo» y la estrategia «6.2.2: Impulso a la participación social y ciudadana en materia de transparencia y rendición de cuentas», siendo la transparencia y rendición de cuentas, dos componentes esenciales para un gobierno democrático. Ello, aunado al objetivo «6.4 Garantizar la sostenibilidad de las finanzas públicas estatales», destacando dentro de sus estrategias la «6.4.3: Eficiencia en el ejercicio del gasto público», cuyas líneas de acción se avocan a robustecer las políticas y mecanismos de control y austeridad del gasto público.
Por su parte, la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, dispone que la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración es competente para emitir en el presente instrumento, las disposiciones normativas que regulan la operación de su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.
Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
Capítulo I
Disposiciones Generales
Objeto de los Lineamientos
Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.
Sujetos de los Lineamientos
Artículo 2. Son sujetos de aplicación de los presentes Lineamientos las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.
Glosario
Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultan aplicables los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que corresponda, en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, así como en la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento para la Administración Pública Estatal, además en lo conducente, las definiciones contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y en el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; y adicionalmente los siguientes conceptos:
I. Almacén: El almacén de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMSGC de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración;
II. Área(s) Administrativa(s): Área(s) responsable(s) de la administración de los recursos materiales y servicios generales de cada Dependencia o Entidad;
III. Bien (es): Bienes muebles;
IV. Catálogo de Materiales: Listado de Bienes y Servicios disponibles en la Plataforma Estatal de Información, que pueden ser requeridos por las Dependencias y Entidades a la DGRMSGC;
V. CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet, conforme a la normatividad fiscal vigente;
VI. Comité: El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Administración Pública Estatal;
VII. Dependencias: Las Secretarías y las Unidades adscritas directamente a la Gubernatura, en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato;
VIII. DGRMSGC: La Dirección General de Recursos Materiales, Servicios Generales y Catastro de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración;
IX. Dirección: La Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMSGC;
X. Dumping: Práctica de vender por debajo del precio normal o a precios inferiores al costo con el fin de eliminar a la competencia y adueñarse del mercado;
XI. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, fideicomisos públicos, comisiones, patronatos y comités que de conformidad con las disposiciones legales aplicables integran la Administración Pública Paraestatal;
XII. Imputación: Identificación de la normativa aplicable para el ejercicio del gasto en los procedimientos de compra atendiendo al origen del recurso, el cual puede ser federal o estatal;
XIII. Ley: Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato;
XIV. Página electrónica: http://finanzas.guanajuato.gob.mx/ce_compras_servicios;
XV. PAM: Proceso de Acuerdo Multilateral;
XVI. Partida (s) Autorizada (s): Aquélla (s) que para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y Entidades, no requiere del envío del oficio de solicitud de autorización a la DGRMSGC, sin que se exima para su ejecución de las demás autorizaciones requeridas por la normatividad administrativa aplicable;
XVII. PEI: Plataforma Estatal de Información;
XVIII. Programa Anual: El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades;
XIX. Reglamento: Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal;
XX. Secretaría: Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración;
XXI. Servicio (s): Los que se adquieran conforme a los procedimientos de la Ley; y
XXII. Solicitud (es) de Pedido: Registro en la PEI a través del cual, las Dependencias o Entidades de la Administración Pública Estatal formulan sus requerimientos de Bienes y/o Servicios a la DGRMSGC.
Publicación y modificaciones del Programa Anual
Artículo 4. Las Dependencias y Entidades deberán publicar a través de su página de internet, a más tardar el 31 de enero de cada anualidad, el Programa Anual, mismo que contendrá los requisitos establecidos en el Anexo 1 de los presentes Lineamientos. En el caso de que se den modificaciones deberán de apegarse al formato establecido en el Anexo 1A.
Sin perjuicio de lo anterior, a más tardar el 31 de enero de cada año, las Dependencias y Entidades remitirán en formato digital a la Dirección su Programa Anual, a efecto de que se le dé publicidad en la página de internet de la Secretaría.
Las Dependencias y Entidades deberán publicar las modificaciones al contenido de su Programa Anual en su página de internet e informar a la Secretaría en formato digital debidamente firmado.
Las Entidades que no cuenten con página de internet propia, deberán remitir su Programa Anual a la Dependencia coordinadora de eje a la que se encuentren sectorizadas, con al menos cinco días hábiles de anticipación al 31 de enero de cada año, para que ésta realice la difusión en su página de internet.
Padrón de proveedores
Artículo 5. Todos los proveedores de Bienes y/o Servicios objeto de la Ley, que se contraten por Dependencias y/o Entidades de manera directa o a través de la DGRMSGC, deberán estar inscritos, vigentes y refrendados sus registros en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal.
En casos excepcionales, las Dependencias y/o Entidades podrán solicitar de manera justificada a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría la autorización para contratar en términos de la Ley a proveedores que no se encuentren inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal; de ser procedente, el proveedor será registrado con un número temporal en la PEI para efectos del pago.
No será necesaria la autorización anterior, cuando se contraten los Bienes y/o Servicios con recursos del fondo revolvente, debiéndose observar en todo momento lo dispuesto por los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal que corresponda.
El registro en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal, quedará sujeto a que el solicitante acredite contar con opinión en sentido positivo respecto al cumplimiento de las obligaciones fiscales, emitida por el Servicio de Administración Tributaria.
Capítulo II
Proceso de Compra
Sección I
Disposiciones Preliminares
Programación de compras
Artículo 6. Las Áreas Administrativas de las Dependencias y/o Entidades, considerando el tiempo que se requiere para el suministro de los Bienes y/o Servicios, programarán con oportunidad sus compras de acuerdo a la forma y tiempos que señale la DGRMSGC. Para este efecto, respetarán las fechas que para el ejercicio fiscal que corresponda publique la Dirección en la Página electrónica y deberán considerar los Bienes y/o Servicios contenidos en el Catálogo de Materiales.
Autorizaciones previas a la captura de las Solicitudes de Pedido
Artículo 7. Las Dependencias y/o Entidades deberán gestionar y contar con las autorizaciones previstas en los presentes Lineamientos de manera previa a la captura de sus Solicitudes de Pedido, así como apegarse a los formatos establecidos en la Página electrónica.
Autorización para la adquisición de uniformes, vehículos,
mobiliario, equipo y bienes informáticos
Artículo 8. Se deberá contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, para adquirir los bienes o servicios siguientes:
I. Vestuario y uniformes independientemente de la partida presupuestal que se afecte por el ejercicio del gasto, a excepción de los bienes que se adquieran como ayudas sociales (partida 4400);
II. Equipos y Servicios de tecnologías de la información, independientemente de la partida presupuestal a afectar;
III. Vehículos (partida presupuestal 5410) y motocicletas (partida presupuestal 5490);
IV. Muebles de oficina y estanterías (partida presupuestal 5110); y
V. Muebles y equipos de administración (partida presupuestal 5190).
Para solicitar la autorización correspondiente a las fracciones I, III, IV y V, las Dependencias y/o Entidades deberán apegarse al formato que publique la Dirección en la Página electrónica, anexando la justificación elaborada por el área usuaria y validada por quien sea el titular del Área Administrativa.
La solicitud de autorización a que se refiere este artículo para los Bienes y/o Servicios informáticos regulados conforme a los Lineamientos de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Administración Pública Estatal, se generará en el proceso de firma electrónica de manera automática por el sistema de validaciones de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría, por lo que no es necesario capturar un PAM.
No procederá la adquisición de vehículos, salvo aquéllos que resulten indispensables para prestar directamente un servicio público a la población, los necesarios para actividades de seguridad pública, así como por sustitución de parque vehicular o por causa justificada, debiendo contar con la autorización de la Secretaría por conducto de quien sea titular de la Subsecretaría de Administración o por la persona servidora pública que éste designe.
Tratándose de solicitudes para la adquisición de uniformes, las mismas deberán contar además, con la validación de la Coordinación General de Comunicación Social.
Adicional a lo anterior, deberán apegarse a los modelos autorizados en el «Manual de Imagen Uniformes y Prendas de Vestir» y «Materiales Vestuario Oficiales GTO», que emite la Coordinación General de Comunicación Social, salvo aquellos que se encuentren en los supuestos de excepción establecidos en la circular que emita la DGRMSGC para tales efectos.
En el caso de Entidades, además de contar con la autorización a que se refiere este artículo, deberán contar con la de su órgano gobierno, la cual deberá contener como mínimo: descripción general del bien, cantidad, monto y partida presupuestal a afectar.
Solicitudes de Bienes y/o Servicios informáticos
Artículo 9. Las Solicitudes de Pedido para equipo de telecomunicaciones, radiocomunicaciones, así como de Bienes y/o Servicios informáticos, deberán contar con la validación técnica de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría, las cuales deberán apegarse a lo establecido en los Lineamientos de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Administración Pública Estatal.
Las características técnicas contempladas en la solicitud de pedido deberán coincidir con la validación técnica emitida por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría.
Justificación de Razones Técnicas
Artículo 10. Las razones técnicas para solicitar una marca, modelo o empresa determinada, deberán justificarse por las Dependencias y Entidades de acuerdo con los criterios contenidos en los Anexos 2 y 2-bis de los presentes Lineamientos, que le sean aplicables y ser firmadas por el titular de la Dependencia o Entidad.
Justificación de excepciones de licitación
Artículo 11. Las excepciones de licitación deberán justificarse por las Dependencias y Entidades, de acuerdo a los criterios contenidos en el Anexo 3 de los presentes Lineamientos, según el supuesto de que se trate, el cual deberá ser firmado por el titular de la Dependencia o Entidad.
La documentación que sirva de soporte para integrar la información plasmada en la justificación de excepción de licitación deberá ser resguardada por las Dependencias y Entidades que generaron dicha información, quedando bajo su absoluta responsabilidad.
Para efectos de sustanciar los procedimientos de excepción de licitación previstos en el presente artículo, las Dependencias y Entidades deberán incluir por lo menos tres cotizaciones en la investigación de mercado, con excepción de los casos en los cuales no existan más de dos posibles oferentes.
Sistema electrónico
Artículo 12. Para efectos del sistema electrónico dispuesto en el artículo 55 del Reglamento, la información de los precios y conceptos de referencia de las últimas compras de materiales que podrá considerarse para integrar la investigación de mercado, estará disponible en el módulo «MM (Manejo de Materiales)» de la PEI, dentro de la transacción «ZMMPEDIDOS03».
Respecto a los procedimientos de contratación realizados al amparo de la legislación federal, deberán sujetarse a lo dispuesto en el artículo 28, primer párrafo, fracción I y segundo párrafo del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Requisitos para la Investigación de Mercado
Artículo 13. Las investigaciones de mercado que se requieran, deberán presentarse y cumplir con los requisitos contenidos en el Anexo 4 de los presentes Lineamientos, de acuerdo a la legislación que le sea aplicable al procedimiento de contratación y ser firmadas por quien sea titular del Área Administrativa.
La antigüedad de la información contenida en la investigación de mercado no debe ser mayor a 5 meses, tomando como referencia el último día hábil previo al inicio del periodo de captura, salvo que en las disposiciones legales o reglamentarias aplicables se contemple un plazo distinto.
La información contenida en la investigación de mercado podrá ser utilizada para ulteriores convocatorias, excepto cuando se hayan declarado desiertas partidas por considerarse precios no aceptables.
En caso de que se hayan declarado desiertas partidas, el área usuaria deberá generar la actualización de su investigación de mercado, considerando para tal efecto, que la antigüedad de la información no sea mayor a tres meses, tomando como referencia la fecha de la notificación del oficio de la Dirección respecto a la actualización de la investigación de mercado. Los documentos proporcionados y utilizados para la primera o ulteriores convocatorias, deberán conservarse íntegros en la PEI.
Para efecto de lo señalado en el párrafo anterior, se deberán considerar al menos dos precios de referencia adicionales a los históricos, a efecto de integrar la investigación de mercado.
Gastos de convocatorias
Artículo 14. Los gastos inherentes a la publicación de las convocatorias de licitaciones públicas que estipula la Ley, para contrataciones de Bienes y/o Servicios, serán a cargo de la Secretaría.
Tratándose de procedimientos sujetos a la normativa federal, la Dirección determinará a qué Dependencia o Entidad corresponderán los gastos y será responsabilidad de éstas realizar acciones necesarias para su materialización.
Precio conveniente
Artículo 15. Para efectos de lo previsto en los artículos 4 fracción XXII y 76 de la Ley, y 90 fracción III del Reglamento, y 2 fracción XII y 36 Bis de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y 51, tercer párrafo, apartado B, fracción III de su Reglamento, respectivamente, el porcentaje para determinar el precio conveniente será del cuarenta por ciento en todos los casos.
En términos de lo estipulado en el artículo 90, fracción I del Reglamento, y fracción I, del apartado B, del tercer párrafo del artículo 51 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, respectivamente, para la determinación de los precios preponderantes para el cálculo del precio conveniente, se entenderá que son precios preponderantes aquellos que se ubiquen dentro de un rango cuya diferencia entre un mismo grupo no resulte mayor a un diez por ciento.
Respecto a la fracción II del artículo 90 del Reglamento, y fracción II, del apartado B, del tercer párrafo del artículo 51 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, respectivamente, a efecto de poder determinar los grupos, se atenderá la preponderancia entre las ofertas presentadas, conforme al procedimiento siguiente:
1) Solo se considerarán aquellas proposiciones (ofertas) que cumplan técnicamente, las cuales se ordenarán en forma ascendente.
2) Los grupos se integrarán atendiendo al orden ascendente y al porcentaje mencionado anteriormente, con la restricción de que entre la menor oferta y la mayor del grupo, no podrá existir una diferencia superior al porcentaje mencionado, en el segundo párrafo de este artículo.
3) Al definir un grupo, el siguiente grupo se definirá partiendo de la siguiente oferta y hasta aquella que se encuentre en un máximo del diez por ciento de incremento, y así consecutivamente. Si alguna oferta queda fuera de acuerdo a esta conformación de grupos, no será considerada como un grupo en sí misma.
4) En aquellos casos en los que no se puedan formar grupos conforme lo anterior, se deberá tomar la mediana de las ofertas que cumplen, multiplicada por el factor del sesenta por ciento, y si el importe de la propuesta más económica es inferior a dicho resultado, se tendrá que verificar la pertinencia de la adjudicación conforme a lo establecido en la Ley y su Reglamento, o en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, según corresponda, así como a los requisitos previstos en el procedimiento de contratación.
Se podrán aceptar ofertas por debajo del precio conveniente, siempre y cuando sea con la finalidad de permitir la reducción de costos de contratación, para lo cual se deberá establecer en las bases, invitaciones o solicitudes de cotización, según el procedimiento de contratación de que se trate, que en los casos que el licitante, invitado o cotizante estime que su propuesta económica se encuentra por debajo de los precios del mercado, podrá incluir en su propuesta o cotización, una justificación sobre la razonabilidad económica de su oferta, dadas las condiciones particulares de la producción o comercialización de los bienes o servicios objeto del procedimiento de contratación.
Para efectos de lo anterior, se podrán aceptar propuestas económicas por debajo del precio conveniente, cuando se acrediten por parte del licitante, invitado o cotizante, alguno de los siguientes supuestos:
I. Que existan soluciones técnicas, administrativas o de cualquier otra índole adoptadas por el licitante, invitado o cotizante que produzcan la reducción de los costos de producción o comercialización del bien o servicio de que se trate, sin que ello implique la reducción de su calidad, ni infracción a las leyes en general y especialmente a las disposiciones laborales, de seguridad social y fiscales;
II.Que existan condiciones excepcionalmente favorables para el licitante, invitado o cotizante, en el suministro de los bienes o la prestación de los servicios;
III. Que la originalidad de los bienes o los servicios propuestos por el licitante, invitado o cotizante, implique menores precios de los mismos;
IV. Que la recepción de incentivos o subsidios para la producción de los bienes o servicios, genere costos bajos para su suministro o prestación, siempre y cuando ello no implique la práctica de «dumping»; y
V. Cualquier otra razón válida que la convocante decida establecer en las bases, invitaciones o solicitudes de cotización.
La convocante, en aquellos casos que así lo amerite, podrá establecer en las bases, invitaciones o solicitudes de cotización, el porcentaje o precio límite por el cual los licitantes pueden ofertar sus precios de los bienes o servicios por debajo del precio conveniente, ello una vez que se determine el precio tope con base en el tipo de bienes o servicios a contratar.
Asimismo, en el ejercicio de sus atribuciones, la convocante podrá establecer en las bases e invitaciones, el procedimiento y los elementos adicionales a considerar, en apego a la normativa para la determinación del precio conveniente.
En los procedimientos de contratación que contemplen la modalidad de ofertas subsecuentes de descuento, no será motivo de descalificación aquellas propuestas que se encuentren por debajo del precio conveniente.
Sección II
Solicitudes de Pedido
Registro de Solicitudes de Pedido conforme a Catálogo de Materiales
Artículo 16. Para el registro de las Solicitudes de Pedido en la PEI, las Dependencias y Entidades deberán apegarse invariablemente a los Bienes o Servicios contenidos en el Catálogo de Materiales.
En el caso específico de vehículos, las Dependencias y Entidades se deberán apegar estrictamente a la «Tabla de modelos de Vehículos» autorizado y difundido por la Dirección en la Página electrónica, salvo casos excepcionales y debidamente justificados que sean autorizados por la propia Subsecretaría de Administración de la Secretaría.
Si en el Catálogo de Materiales no existen Bienes o Servicios alternativos o sustitutos técnicamente razonables, las Dependencias y Entidades deberán presentar su solicitud de alta y cumplir con los requisitos contenidos en el Anexo 5 de los presentes Lineamientos. La Dirección en un lapso no mayor a cinco días hábiles determinará la procedencia del alta.
De no cumplir con lo anterior, las Dependencias y/o Entidades serán las responsables de la demora que se cause en el procedimiento administrativo de contratación respectivo.
Periodos de captura de Solicitudes de Pedido
Artículo 17. Los periodos de captura de las Solicitudes de Pedido que correspondan al Programa Anual para el ejercicio fiscal correspondiente, se publicarán por parte de la Dirección en la Página electrónica dentro de los primeros quince días del mes de enero del ejercicio fiscal correspondiente.
Sólo en casos debidamente justificados, la DGRMSGC, previa autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, podrá habilitar fechas de captura distintas a las que publique la Dirección, mediante el formato que sea publicado para tal fin.
No se considerarán casos urgentes cuando las capturas no se realicen en las fechas programadas por la Dirección, por causas directamente imputables a las Dependencias y/o Entidades.
La DGRMSGC no será responsable del recurso no ejercido, en caso de presentarse procedimientos de compra iniciados fuera de los periodos de captura ordinarios, o bien que habiéndose capturado dentro de éstos, no hayan sido programadas con oportunidad para su ejecución con base en los tiempos establecidos en la Ley o demás disposiciones aplicables.
Las Dependencias y Entidades deberán realizar una programación sobre la captura de sus solicitudes de pedido, a efecto de que se cumpla con la normativa en materia presupuestal, por lo que cualquier incumplimiento al efecto, quedará bajo absoluta responsabilidad de la Dependencia o Entidad solicitante.
Uso de imputaciones en la captura de Solicitudes de Pedido
Artículo 18. En la captura de Solicitudes de Pedido y respecto al uso de las imputaciones en la PEI, deberá atenderse lo siguiente:
I. Imputación «J»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Federal;
II. Imputación «K»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Estatal;
III. Imputación «X»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro no afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Federal; y
IV. Imputación «Z»: Será utilizada en Solicitudes de Pedido capturadas por Dependencias y/o Entidades, que en su registro no afectan contabilidad y presupuesto, que para su ejercicio requieren la aplicación de la Normativa Estatal.
Será de la absoluta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades, determinar lo relativo al origen del recurso y la legislación que se aplique derivado de la Imputación ingresada, por lo que la Dirección no será responsable en caso de que un procedimiento no se ejecute de forma adecuada en función de la naturaleza del recurso.
En los supuestos de las fracciones III y IV, es responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades contar con el recurso suficiente para cubrir las obligaciones contractuales que se deriven de su Solicitud de Pedido.
Captura de Solicitudes de Pedido
Artículo 19. Las Dependencias y Entidades deberán capturar las Solicitudes de Pedido en la PEI, de conformidad con el procedimiento establecido en el Anexo 6 de los presentes Lineamientos y observarán al respecto lo siguiente:
I. Capturar todos y cada uno de los precios, (incluyendo IVA, en los casos que así corresponda) obtenidos de las diferentes fuentes consultadas para la elaboración de la investigación de mercado presentada mediante el Anexo 4 de los presentes Lineamientos, mismos que deberán ser preponderantes, entendiéndose por ello que son aquéllos que se ubican dentro del rango que permita advertir que existe consistencia entre ellos, en virtud de que la diferencia entre los mismos es relativamente pequeña;
II. El techo presupuestal capturado deberá atender lo siguiente:
a)
Ser congruente con los precios obtenidos en la investigación de mercado;
b)
En ningún caso podrá ser igual o superior al precio no aceptable que resulte del cálculo obtenido como parte de la investigación de mercado;
c)
En ningún caso podrá ser inferior al precio más bajo que resulte de la investigación de mercado; y
d)
En los casos que así corresponda, ser igual o menor al importe autorizado por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, a través del PAM correspondiente y demás autorizaciones previstas en los presentes Lineamientos y la normativa aplicable.
En caso de no cumplir con lo anterior, la Dirección procederá a la cancelación de la Solicitud de Pedido. Para el caso de las solicitudes de pedido que originen un contrato abierto, deberán acompañarse con el Anexo 11 de los presentes Lineamientos debidamente requisitado;
III. La documentación soporte que contemplan los presentes Lineamientos y la normativa aplicable, así como la que publique la Dirección para el ejercicio fiscal que corresponda en la Página electrónica, deberá ser anexada en forma digital en la Solicitud de Pedido registrada en la PEI;
IV. Se deberán capturar en cada Solicitud de Pedido, únicamente Bienes y/o Servicios que correspondan a una misma partida presupuestal y a una misma Imputación. Lo anterior, para el debido seguimiento durante el procedimiento de contratación. En caso contrario, la Dirección podrá cancelar la Solicitud de Pedido; y
V. Las solicitudes de pedido registradas en la PEI, deberán contar con la validación de quien sea titular del Área Administrativa, para tal efecto, deberá seguirse el procedimiento de liberación establecido en el Anexo 7 de los presentes Lineamientos, dentro de los periodos de captura que publique la DGRMSGC o autorice la Subsecretaría de Administración de la Secretaría.
VI. En caso de que la información inherente a la Solicitud de Pedido capturada se clasifique como reservada en términos de la normatividad aplicable, deberá adjuntarse a la misma el Anexo 12 de los presentes Lineamientos, asimismo corresponderá al área solicitante informar el tratamiento que deberá darse a dicha información en el procedimiento correspondiente.
El requisitado de dicho anexo no significa que la información ha quedado reservada, por lo que una vez que, de ser el caso, se adjudiquen los correspondientes contratos, el área solicitante deberá generar la prueba de daño y remitirla a la DGRMSGC, justificando la clasificación que al efecto corresponda, en relación con las obligaciones que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato, debiendo proporcionar los argumentos correspondientes que colmen los supuestos normativos contenidos en el artículo 61 de la Ley en cita.
Lo anterior, con excepción de los contratos que se formalicen de manera directa por las Dependencias y Entidades, conforme al supuesto previsto en el artículo 105, segundo párrafo del Reglamento, en los cuales corresponderá a éstas llevar a cabo las gestiones correspondientes para obtener la reserva de la información que corresponda.
VII. Para el registro de las solicitudes de pedido con Imputaciones «J» y «X» -que conllevan la aplicación de la normativa federal-, deberán:
a) Indicar en el Anexo 4, la Clave del Clasificador Único de las Contrataciones Públicas (CUCoP) que corresponde al bien o servicio solicitado, el cual deberá estar vinculado a la partida presupuestal.
En caso de que el bien o servicio no se encuentre en el CUCoP, deberán gestionar la creación de la clave, previo a la captura de la solicitud de pedido, a través del «Formato de inclusión» disponible en la página de Gobierno de México, apartado CompraNet, https://compranet.hacienda.gob.mx/web/login.html.
b) Adjuntar el Anexo 13, en el que se designe a la persona servidora pública que fungirá como Administrador del contrato federal, quien deberá contar con las atribuciones suficientes para dar seguimiento y verificar el cumplimiento de las obligaciones del proveedor establecidas en el contrato, conforme a las disposiciones normativas aplicables.
La persona servidora pública designada como Administrador del contrato deberá tener firma electrónica avanzada vigente, expedida por el Servicio de Administración Tributaria y dar seguimiento a la habilitación que se realice en CompraNet.
Para la formalización de contratos, las personas designadas como Administradores del contrato deberán estampar la firma electrónica en el plazo indicado en tal plataforma.
c) Informar el Ramo de la Fuente de Financiamiento, la Clave del Programa, así como el monto que corresponde a recursos federales, desglosando el Impuesto al Valor Agregado, dichos importes deberán ser congruentes con la captura realizada en la PEI.
Modificación a Solicitudes de Pedido
Artículo 20. Cualquier modificación que no afecte sustancialmente las condiciones y características de los Bienes y/o Servicios contenidos en las Solicitudes de Pedido, deberá enviarse por escrito a la Dirección firmada por quien sea titular del Área Administrativa y del área solicitante de la Dependencia y/o Entidad respectiva, de manera previa al inicio del procedimiento de contratación y estarán sujetas a la determinación de la Dirección. Para ello, se deberá considerar que dicha modificación esté contemplada en la investigación de mercado, en caso contrario no será procedente.
Consolidación de Solicitudes de Pedido
Artículo 21. Las Solicitudes de Pedido que se ingresen en cada periodo de captura, se consolidarán atendiendo a cualquiera de los criterios siguientes:
I. Por afectar a una misma partida presupuestal;
II. Por ser los Bienes y/o Servicios requeridos afines a la misma naturaleza;
III. Por ser los Bienes y/o Servicios requeridos afectos a un mismo tipo de proveeduría; o
IV. Por los fines de los Bienes a adquirir.
De esta consolidación, serán identificados los importes totales requeridos por cada Dependencia y Entidad. Cuando el importe sea igual o inferior al que publique la DGRMSGC en la Página electrónica, ésta podrá autorizar la compra directa a la Dependencia o Entidad respectiva.
El importe consolidado que resulte después de aplicar lo dispuesto en el párrafo anterior, servirá de base para determinar el procedimiento de contratación al que deberá sujetarse la compra, en términos de la normativa aplicable.
Las Dependencias y/o Entidades podrán solicitar la desconsolidación de Bienes y/o Servicios de cualquier partida presupuestal cuando así lo requieran por necesidades operativas, previa justificación y petición, lo cual estará sujeto a la respectiva validación de la Dirección. Dichas solicitudes podrán ser procesadas por separado o con las de otras Dependencias y/o Entidades que se encuentren en la misma situación.
Será responsabilidad del área solicitante, la información contenida en la justificación de las necesidades operativas, por las cuales se requiera la desconsolidación.
En aquellos procedimientos sujetos a la legislación federal, en los cuales exista la celebración de un convenio específico que permita la adquisición consolidada de bienes y servicios, la Dirección, a petición debidamente justificada del área solicitante, podrá realizar tales procedimientos a través de la contratación de los bienes y/o servicios comprendidos en dicho convenio.
Documentación soporte para inicio del procedimiento de contratación
Artículo 22. Para iniciar el procedimiento de contratación correspondiente la documentación remitida en la Solicitud de Pedido en términos del artículo 19, fracción III de los presentes Lineamientos deberá estar debidamente integrada, y su original quedará bajo resguardo y absoluta responsabilidad de la Dependencia o Entidad solicitante para cualquier consulta, cotejo o requerimiento que formulen los entes fiscalizadores u órganos de control.
La Dirección, en los casos que así lo considere conveniente, solicitará a las Dependencias o Entidades la entrega de la documentación original a efecto de dar inicio al respectivo procedimiento de contratación.
Una vez revisada la documentación, las Solicitudes de Pedido que no cuenten con el expediente íntegro, serán canceladas por la Dirección, a fin de no afectar el suministro oportuno de los Bienes y/o Servicios requeridos por otras Dependencias y/o Entidades, en su caso el área solicitante podrá ingresar su solicitud en cualquiera de los periodos de compras posteriores establecidos en el calendario.
Sección III
Participación de las Dependencias y Entidades
Representantes de las Dependencias y Entidades en los Procesos de compras
Artículo 23. En los procesos de compra que se lleven a cabo a través de la Dirección, será necesario que participe un representante del área técnica o usuaria de cada Dependencia y/o Entidad solicitante, con conocimientos técnicos de los Bienes y/o Servicios por adquirir o contratar, quien además deberá identificarse como persona servidora pública, en los siguientes actos y reuniones:
I. En las reuniones convocadas por el Comité;
II. En las reuniones convocadas por la Dirección, previas al inicio de los procedimientos de contratación;
III. En las reuniones de revisión de preguntas y respuestas, previas a las juntas de aclaraciones; y
IV. En la entrega por las Dependencias y Entidades solicitantes de las tablas comparativas de aspectos técnicos específicos, que servirán como base para la determinación de las adjudicaciones y fallos que realice la Dirección y el Comité, respectivamente.
En caso de no contar con la presencia de algún representante de las áreas solicitantes en cualquiera de los actos descritos, el Comité o la Dirección podrán cancelar las Solicitudes de Pedido.
Tablas comparativas de aspectos técnicos
Artículo 24. El contenido de las tablas comparativas de aspectos técnicos específicos, será de absoluta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades que las elaboren, para lo cual deberán observar lo siguiente:
I. Incluir todas las especificaciones solicitadas, así como la valoración cualitativa de requerimientos técnicos solicitados, señalando si el proveedor cumple o no con los mismos, en ambos casos motivando para tal efecto su determinación; y
II. Ser firmadas por la persona que las realice, y por quien sea titular del Área Administrativa de las Dependencias y/o Entidades solicitantes.
En caso de no entregarse en los plazos establecidos y términos solicitados, se podrá suspender o cancelar el procedimiento respectivo.
Solicitud de suficiencia presupuestal
Artículo 25. Corresponde a quienes sean titulares de las Áreas Administrativas emitir la autorización o declinación de la solicitud de suficiencia presupuestal formulada por la Dirección, en el plazo y términos que ésta determine, cuando resulte un excedente entre la propuesta económica del posible adjudicado y el techo presupuestal autorizado. En ningún caso se dará trámite a solicitudes de suficiencia presupuestal cuando dichos incrementos superen las autorizaciones por parte de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría u órgano de gobierno, en los casos que así proceda.
Sección IV
Partidas Autorizadas
Partidas Autorizadas de manera directa a través de los portales de compras
Artículo 26. Para el ejercicio fiscal que corresponda, se publicarán en la Página electrónica las Partidas Autorizadas para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y/o Entidades a través de los portales implementados para tal efecto por la Dirección, en los montos y porcentajes que la DGRMSGC determine.
Pierden el carácter de Partidas Autorizadas, las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación restringida o pública. En estos casos, los requerimientos deberán ser capturados como Solicitudes de Pedido.
Contrataciones con autorización de liberación
Artículo 27. Tratándose de cualquier Partida Presupuestal que sea objeto de la Ley y no tenga carácter de partida autorizada conforme a los presentes Lineamientos o se encuentre señalada como tal en otro ordenamiento, las Dependencias y/o Entidades deberán contar de manera previa con el oficio de autorización correspondiente por parte de la DGRMSGC, debiendo justificar su solicitud de autorización. La contratación autorizada conforme al presente artículo se realizará a través de los portales de la Dirección, salvo que se encuentre en los supuestos del artículo 32 de los presentes Lineamientos.
No se considera justificada la solicitud de autorización cuando el motivo sea la falta de programación y planeación por causas directamente imputables a las Dependencias y/o Entidades.
Registro del procedimiento en CompraNet
Artículo 28. Tratándose de contrataciones liberadas por acuerdo del Comité o por autorización de la DGRMSGC, llevadas a cabo al amparo de la normativa federal, las Dependencias o Entidades deberán efectuar el registro del procedimiento y correspondiente contratación, en el Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental denominado CompraNet, así como en la Bitácora Electrónica de Seguimiento de Adquisiciones (BESA); lo anterior de conformidad con la normativa aplicable.
Compras en caso de contar con Subcomité
Artículo 29. En el caso de las Dependencias y/o Entidades que cuenten con Subcomité, deberán privilegiar la consolidación de compras en apego a la normativa aplicable. Hecho lo anterior, las compras que por monto correspondan a la modalidad de adjudicación directa o directa con cotización de tres proveedores, en términos de lo señalado en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente, se podrán ejercer a través de sus áreas competentes, previa autorización de la DGRMSGC.
Dicha autorización, no exime a las Dependencias o Entidades de observar las disposiciones aplicables en los presentes Lineamientos y demás ordenamientos, hasta en tanto la Secretaría no disponga expresamente revocar dicha autorización.
Portales de compras para la contratación de Partidas Autorizadas
Artículo 30. En el caso de contrataciones de Partidas Autorizadas, su ejecución deberá llevarse a cabo a través de los portales de compras de la Dirección publicados en las páginas: http://dgrmsg.guanajuato.gob.mx/adquisiciones.gto y http://sfadas.guanajuato.gob.mx/compras.
Lo anterior, considerando las políticas de uso de los portales contenidas en el Anexo 8 de los presentes Lineamientos, así como las garantías necesarias para asegurar las mejores condiciones para el Gobierno del Estado.
Únicamente en casos excepcionales, cuando se justifique a juicio de la DGRMSGC, se podrá autorizar la variación en el uso de los portales mencionados.
Partidas Autorizadas de manera directa fuera de los portales de compras
Artículo 31. Para el ejercicio fiscal que corresponda, se publicarán en la Página electrónica las Partidas Autorizadas para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y/o Entidades fuera de los portales de la Dirección, en los montos y porcentajes que la DGRMSGC determine.
Pierden el carácter de Partidas Autorizadas las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación restringida o pública. En estos casos, los requerimientos deberán ser capturados como Solicitudes de Pedido.
Autorización para ejercer partidas fuera de los portales de compras
Artículo 32. Cuando las contrataciones no puedan llevarse a cabo a través de los portales de compras señalados en el artículo 30 de los presentes Lineamientos, al no satisfacer las necesidades de las Dependencias y/o Entidades, éstas deberán contar, previa justificación, con la autorización respectiva de la DGRMSGC.
Asimismo, quedan exceptuadas del procedimiento de compra a través de los portales de la Dirección, las erogaciones hechas con cargo a los recursos del fondo revolvente, en términos de lo dispuesto por los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal correspondiente.
Capítulo III
Ejecución y Seguimiento del Contrato
Sección I
Otorgamiento de Anticipos, Garantías y Prórrogas
Requisitos, formas y porcentajes para el otorgamiento de garantías de los contratos
Artículo 33. Las garantías que se constituyan por los proveedores a favor de la Secretaría o de las Entidades serán otorgadas mediante fianza, cheque certificado o de caja y depósito en dinero, acorde a las formas y requisitos que se establecen en los Lineamientos Generales para el Otorgamiento y Recepción de Garantías a favor del Gobierno Estatal del ejercicio fiscal correspondiente.
Las garantías de cumplimiento de los contratos se fijarán en un porcentaje del doce por ciento del monto contratado, sin incluir el importe del Impuesto al Valor Agregado. Las Dependencias y/o Entidades podrán establecer porcentajes mayores atendiendo a las necesidades y particularidades de las contrataciones que lleven a cabo.
Podrá eximirse de la entrega de la garantía de cumplimiento, siempre que se acredite la entrega inmediata de la totalidad de los bienes o servicios, y siempre que el importe total del contrato no sea superior a $300,000.00 (Trescientos mil pesos 00/100 m.n.).
Cancelación de garantías
Artículo 34. Para efectos de la cancelación de las garantías otorgadas por los proveedores, será responsabilidad de las áreas solicitantes verificar que se haya cumplido con la totalidad de las obligaciones garantizadas, a entera conformidad de las áreas usuarias, para lo cual dichas áreas solicitantes deberán emitir el documento que haga constar lo anterior, a fin de que las áreas contratantes queden en posibilidad de proceder a la cancelación.
Previo a la cancelación de las garantías, las áreas solicitantes quedarán obligadas a revisar si ha transcurrido el plazo de vigencia de las garantías que se pacten, conforme a los términos acordados en el contrato correspondiente.
Anticipos
Artículo 35. Sólo en los casos debidamente justificados serán otorgados anticipos conforme a lo establecido en la Ley y su Reglamento.
Tratándose de contrataciones que se realicen por conducto de la DGRMSGC, en las cuales las Dependencias y/o Entidades solicitantes consideren necesario el otorgamiento de anticipos, deberán aportar los elementos que resulten suficientes, a juicio de la DGRMSGC para justificar su procedencia.
El Comité autorizará los anticipos respecto de aquellos contratos que haya adjudicado; en los demás casos se autorizará, por conducto de las Dependencias, Entidades o por la DGRMSGC, según corresponda.
En el caso de anticipos que se otorguen respecto de aquellos contratos suscritos por la DGRMSGC para las Dependencias, deberá remitirse a la Dirección Administrativa y de Seguimiento a Procesos de la DGRMSGC, el CFDI, tanto la representación impresa como en el formato «XML», en los cuales se indicará el número de contrato y el porcentaje de anticipo que corresponda.
La representación impresa a que se refiere el párrafo anterior, deberá estar sellada, firmada y con el nombre completo y puesto de la persona servidora pública a quien materialmente haya correspondido dar trámite al correspondiente procedimiento, anexando copia del contrato y de la garantía que ampare dicho anticipo.
Tratándose de contratos suscritos por la DGRMSGC para las Dependencias, será responsabilidad de éstas al momento de realizar la gestión de pago, solicitar la amortización de los anticipos que se hubieran otorgado.
Las Dependencias y/o Entidades, en el ámbito de su competencia, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente numeral, respecto de los anticipos que otorguen en los contratos que adjudiquen directamente.
Prórrogas para la entrega de Bienes y/o Servicios
Artículo 36. Las solicitudes para prorrogar la entrega de Bienes y/o Servicios derivados de contratos suscritos por la DGRMSGC, serán tramitadas a través de la Dirección, quien deberá integrar al efecto el expediente respectivo.
El Comité acordará las prórrogas respecto de aquellos contratos que haya adjudicado, al amparo de la Ley. En el resto de los contratos suscritos por la DGRMSGC, será ésta quien acuerde lo conducente, a través de la Dirección.
Las solicitudes de prórroga presentadas por los proveedores, se turnarán a las Dependencias y/o Entidades respectivas, quienes deberán manifestarse a más tardar un día anterior hábil a la fecha de vencimiento, para que el Comité o la Dirección, según corresponda, determinen lo conducente.
Sólo será procedente acordar el otorgamiento de prórroga, cuando en el expediente integrado se encuentren acreditados los supuestos señalados en la Ley y su Reglamento, o en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, según corresponda, y la solicitud respectiva se haya presentado previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento originalmente estipulada en el contrato correspondiente.
Los Subcomités, respecto de aquéllos contratos que hayan adjudicado, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente artículo.
Sección II
Administración del Contrato y
Recepción de Bienes Adquiridos
Administración del contrato
Artículo 37. Sin detrimento de que las áreas solicitantes y/o administrativas comparezcan en la suscripción de los contratos celebrados por la DGRMSGC, éstas se constituyen como las responsables del seguimiento a su administración y ejecución, siendo las rectoras en la determinación de tener por debidamente cumplidas las obligaciones inherentes a la recepción de los bienes o prestación de los servicios contratados, y en su caso, la gestión de los correspondientes pagos en los términos de lo pactado en dichos contratos.
Lugar de recepción de Bienes adquiridos
Artículo 38. Como regla general, los Bienes adquiridos por la Dirección se recibirán de la siguiente manera:
I. Los correspondientes al capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, serán recibidos directamente en el Almacén de la Dirección, salvo aquellos casos en que por su naturaleza deban ser instalados en los domicilios del área solicitante, o cuando previa justificación de la misma se solicite la entrega en los domicilios de la Dependencia y/o Entidad solicitante, la cual estará sujeta a validación por parte de la Dirección; y
II. Los correspondientes a los capítulos 2000, 3000 y 4000 del Clasificador por Objeto del Gasto, serán recibidos directamente en el domicilio señalado por las Dependencias y/o Entidades solicitantes, salvo que exista disposición contractual distinta.
Procedimiento para recepción y validación de los Bienes y/o Servicios
Artículo 39. En tratándose de bienes y servicios recibidos directamente en los domicilios de las Dependencias y/o Entidades, éstas serán las responsables de realizar la recepción y validación del cumplimiento de los mismos por parte de los proveedores.
De los bienes recibidos directamente en el Almacén, la Dirección únicamente fungirá como receptor de los mismos, y las Dependencias, y/o Entidades, deberán validar su entrega conforme a lo señalado en el Anexo 9 de los presentes Lineamientos, para garantizar que éstos cumplan con las características, especificaciones y condiciones contratadas.
En ambos casos, una vez validados en los términos referidos, no será posible la cancelación o devolución de los mismos por parte de las Dependencias y/o Entidades solicitantes.
En lo que corresponde a la recepción de bienes y servicios, la persona servidora pública a quien corresponda recibirlos, deberá plasmar en la representación impresa del CFDI (PDF), nota de remisión, acta de entrega, vale o documento que ampare la entrega con los siguientes datos: nombre completo, firma, puesto, fecha de recepción y sello de la Dependencia y/o Entidad, para el caso de los bienes recibidos en el Almacén, la persona que valide deberá realizar la misma acción.
Bajo ningún concepto las Dependencias y/o Entidades podrán aceptar el suministro de Bienes y/o Servicios que cuenten con características, especificaciones o condiciones distintas a las establecidas en el contrato respectivo.
Cuando se trate de entregas de bienes o servicios que incluyan instalación, puesta a punto o capacitación para su correcta operación, no deberá validarse la recepción a entera satisfacción hasta en tanto no se satisfagan los requerimientos para su adecuado funcionamiento, razón por la que las Dependencias y Entidades se abstendrán de validar la recepción a entera satisfacción si el proveedor no cumple con todo lo pactado en el contrato.
En tratándose de bienes recibidos directamente en el Almacén, en cuyo caso los proveedores adjudicados opten por realizar entrega inmediata para eximirle del otorgamiento de la garantía de cumplimiento, el área usuaria deberá acudir a dicho Almacén para validar los bienes al momento de la entrega. Para tal efecto, la Dirección agendará la reunión correspondiente.
En el caso de las entregas inmediatas que se reciban directamente por las Dependencias y/o Entidades, corresponderá a éstas realizar la validación respectiva.
Trámite de creación y etiquetado del activo
Artículo 40. Tratándose de compra de Bienes que tengan que darse de alta para su inventario, independientemente del origen de los recursos y del área que ejecute el procedimiento de contratación, será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades que reciban los Bienes realizar el trámite de creación y etiquetado del activo respectivo ante la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMSGC, previo al pago correspondiente.
En el caso de Bienes de fideicomisos públicos y empresas de participación estatal mayoritaria que tengan que darse de alta para su inventario, la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMSGC, deberá llevar a cabo un registro por separado hasta en tanto sean endosados al Gobierno del Estado los CFDI´s respectivos.
Sección III
Pagos
Pagos al proveedor
Artículo 41. Para efectos de los pagos correspondientes, el proveedor deberá entregar los Bienes y/o Servicios, en estricto apego a las condiciones establecidas en el contrato respectivo.
Será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades establecer en los contratos que suscriban, los términos, plazos, entregas y condiciones de los pagos y adquisiciones.
Pago de contrataciones para las Dependencias
Artículo 42. Para dar inicio al trámite de pago de contrataciones que se realicen a través de la DGRMSGC, las Dependencias deberán remitir mediante el formato de firma electrónica que se publique en la Página electrónica, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de los bienes o servicios, lo siguiente:
I. El CFDI de tipo ingreso, archivo *.xml y su representación impresa y el número de identificación (ID) que le otorga la PEI, debiendo atender los requisitos de facturación que publique la Dirección en la Página electrónica;
II. La documentación que ampare la recepción de conformidad de los Bienes y/o Servicios;
III. Copia del contrato completo y del pedido o documento que describa de manera integral los Bienes y/o Servicios contratados, así como de la garantía otorgada para el cumplimiento, en caso de que aplique; y
IV. En su caso, el CFDI de tipo egreso por la parte correspondiente a la amortización del anticipo.
En un plazo no mayor de cuatro días hábiles a partir de la firma del PAM por parte de la persona titular del Área Administrativa solicitante, la Dirección Administrativa y de Seguimiento a Procesos de la DGRMSGC, revisará el expediente para proceder al trámite correspondiente.
Para el pago de contrataciones de todos los capítulos, generadas de manera directa por las Dependencias, será responsabilidad de las mismas realizar lo necesario para la materialización del pago, comprobar su gasto, afectación presupuestal y contable, previa recepción y aceptación de los Bienes y/o Servicios.
Para las contrataciones realizadas por la DGRMSGC del capítulo 5000, el trámite de pago deberá realizarse con posterioridad al alta del activo. El Almacén, o en su caso las Dependencias que reciban los Bienes, remitirán la información a que se refiere el presente artículo a la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMSGC y solicitarán el trámite de alta de Bienes, de conformidad con los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal.
Toda la documentación que se ingrese para trámite de pago, deberá atender además las disposiciones previstas en los Lineamientos de Trámites de Pago, Operaciones Financieras y Bancarias de la Administración Pública Estatal.
Pago de contrataciones para las Entidades
Artículo 43. Tratándose de contrataciones de Bienes y/o Servicios realizadas por la DGRMSGC para las Entidades o efectuadas por Entidades en ejercicio de Partidas Autorizadas, serán éstas quienes realizarán lo necesario para la materialización del pago y comprobación del gasto, previa recepción y aceptación de los Bienes y/o Servicios.
Lo anterior, con excepción de los supuestos de contrataciones realizadas por la DGRMSGC, donde con independencia de que éstas se realicen para Entidades, se afecte el presupuesto de una Dependencia, o bien, en los casos en que la operatividad de la contratación lo requiera.
En el supuesto de Bienes que tengan que darse de alta para su inventario, el CFDI se entregará una vez que la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMSGC realice el trámite correspondiente.
Gastos devengados y/o comprometidos
Artículo 44. Los Gastos Devengados y/o Comprometidos que al cierre del ejercicio se deban registrar, derivado de contrataciones que de manera directa realicen las Dependencias y/o Entidades, así como los referentes a las Imputaciones «X» y «Z», el correspondiente registro quedará en el ámbito de responsabilidad de las mismas, como rectoras de su presupuesto, conforme a la normatividad aplicable.
En los demás casos de contrataciones realizadas a través de la DGRMSGC, los Gastos Comprometidos serán registrados por el área adscrita a la DGRMSGC que figure como responsable de la contratación, según corresponda, sin perjuicio de lo previsto en el párrafo anterior; mientras que los Gastos Devengados serán registrados por la Dirección Administrativa y de Seguimiento a Procesos, esto último, siempre y cuando existan el contrato o pedido firmados, así como el CFDI y la documental que acredite la recepción a entera satisfacción de los Bienes y/o Servicios, quedando bajo la estricta responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades solicitantes, justificar la permanencia de dichos gastos durante su vigencia y en su momento requerir la cancelación de los mismos en los casos de incumplimiento de los contratos.
Sección IV
Sanciones y Penas Convencionales
Obligatoriedad de la estipulación de penas convencionales
Artículo 45. Las penas convencionales se deben prever en todos los procedimientos de contratación de que se trate, el procedimiento para su cálculo y determinación podrán incluirse en el contrato o pedido.
Sanciones derivadas de contrataciones para Dependencias
Artículo 46. La DGRMSGC sustanciará y resolverá el procedimiento que contempla el artículo 130 de la Ley, tratándose de infracciones legales derivadas de la sustanciación de procedimientos de contratación o formalización de contratos para las Dependencias, así como de aquellos que estas últimas tramiten o celebren, respectivamente.
Para efecto de determinar las sanciones derivadas de procedimientos o contratos tramitados o celebrados directamente por las Dependencias, deberá mediar por parte de éstas, petición oficial acompañada con el soporte probatorio que acredite fehacientemente la actualización del supuesto infractor.
Sanciones derivadas de contrataciones para Entidades
Artículo 47. Tratándose de infracciones legales que deriven de procedimientos o contratos que las Entidades directamente tramiten o celebren, según corresponda, las mismas en ejercicio de la personalidad que la Ley les reconoce sustanciarán y resolverán el procedimiento sancionatorio que refiere el artículo 130 de la Ley.
Las Entidades deberán informar mediante oficio a la DAS sobre la imposición de las sanciones, a más tardar al día hábil siguiente en que sea formalmente notificada la resolución sancionatoria, lo anterior, para efectos de realizar las anotaciones conducentes en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal y demás plataformas correspondientes en lo inherente a la inhabilitación que se haya determinado, las cuales se realizarán a más tardar al día hábil siguiente a aquel en que se reciba el oficio referido.
Para efectos de lo previsto en el párrafo anterior, las Entidades deberán remitir copia de la resolución emitida en el procedimiento de sanción, así como sus constancias de notificación, quedando obligadas a informar sobre las eventuales medidas de suspensión que deriven de las impugnaciones que sobrevengan, y de la conclusión de tales procesos de impugnación.
Cuantía y consideraciones de la pena convencional
Artículo 48. En los contratos se establecerá como pena convencional la del dos por ciento semanal o fracción sobre el valor de los Bienes o Servicios no suministrados o prestados en el plazo de entrega, sin incluir en dicho valor el importe del Impuesto al Valor Agregado.
La penalización que refiere el párrafo anterior, se calculará a partir del día siguiente a la fecha pactada en el contrato para la entrega o prestación de los Bienes o Servicios, hasta su entrega o prestación total y a entera satisfacción del área solicitante, para lo cual se debe considerar lo siguiente:
I. Sólo resulta aplicable cuando los Bienes son entregados con atraso o los Servicios concluyen con retraso, respecto de la fecha establecida para la entrega o prestación;
II. El cálculo de la penalización deberá sujetarse al procedimiento establecido en el Anexo 10 de los presentes Lineamientos, salvo que se establezcan penas cuyo factor de aplicación sea distinto al establecido en el anexo de referencia; y
III. En el supuesto de que la proyección del cálculo de la pena convencional por el atraso en la entrega de los Bienes y/o Servicios rebase el monto de la garantía de cumplimiento del contrato, podrá iniciarse el procedimiento de rescisión administrativa de conformidad con lo previsto en el artículo 118 de la Ley o el artículo 54, primer párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público según corresponda, lo cual no limita la posibilidad de iniciar el procedimiento en cualquier momento.
Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo a la naturaleza de los contratos, se podrán pactar penas por cualquier otro incumplimiento, quedando en el ámbito competencial del área solicitante determinar los supuestos de penalización y la correspondiente forma de cálculo.
Las penas que se prevean conforme a los párrafos anteriores, serán proporcionales al incumplimiento. Por tanto, si la obligación fuere cumplida en parte, la pena se aplicará en la misma proporción a lo incumplido.
Aplicación, cálculo y cobro de penas convencionales
Artículo 49. En las contrataciones que realicen de manera directa las Dependencias y Entidades, será responsabilidad de éstas calcular, aplicar y cobrar en forma oportuna las penas convencionales, toda vez que el pago íntegro de los Bienes o Servicios está condicionado a que el proveedor haya cumplido sus obligaciones en tiempo.
Tratándose de contrataciones que realice la DGRMSGC, cuyo pago tenga que gestionarse a través de la Dirección Administrativa y de Seguimiento a Procesos de la DGRMSGC, será responsabilidad del Área Administrativa que lo solicite, indicar los días, así como la información necesaria para el cálculo, aplicación y cobro de las penas convencionales, para lo cual deberá remitirse la documentación soporte correspondiente, siendo su responsabilidad además entregar la información completa para el cálculo correcto.
En las contrataciones que realice la DGRMSGC para las Entidades, serán ellas quienes deban calcular, aplicar y cobrar en forma oportuna las penas convencionales.
Las Dependencias y Entidades deberán reportar a la DGRMSGC, dentro de los diez días hábiles posteriores al cierre de cada mes, las rescisiones que por Ley les corresponda aplicar y determinar, mediante el formato de firma electrónica que se publique en la Página electrónica.
Las Dependencias y Entidades deberán registrar en la PEI, las penas convencionales que por Ley les corresponda aplicar, conforme a la guía y manual de usuario que al efecto se emitan por parte de la Secretaría.
Sección V
Incumplimiento, Suspensión y Terminación de los Contratos
Incumplimiento de contratos
Artículo 50. En los contratos formalizados por la DGRMSGC, será responsabilidad de las Dependencias y/o Entidades notificar por escrito a la citada Dirección General cualquier incumplimiento en la ejecución de los contratos, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a que se presente el incumplimiento o se tenga conocimiento del mismo, el cual deberá estar técnica y jurídicamente soportado.
En caso de que el área solicitante considere realizar el procedimiento de rescisión o sanción, deberá señalar el impacto del incumplimiento o supuesto infractor, y remitir la documental correspondiente que así lo acredite al Comité o a la DGRMSGC, según corresponda, y en caso de que se requieran mayores elementos para determinar la procedencia de la posible rescisión o aplicación de sanciones, las Dependencias y Entidades deberán otorgar la información en los términos solicitados.
Derivado del análisis a la información presentada por las Dependencias y Entidades, la DGRMSGC determinará la rescisión y/o aplicación de sanciones, cuando así le corresponda.
De considerarse procedente la rescisión, se llevará a cabo el procedimiento correspondiente conforme a los plazos y términos que se establecen en la Ley para que se determine lo conducente. Previo al inicio del procedimiento rescisorio, el Comité acordará la rescisión respecto de aquellos contratos que haya adjudicado al amparo de la Ley.
Suspensión y terminación anticipada de contratos
Artículo 51. Las Dependencias y/o Entidades deberán de informar a la Dirección de cualquier posible causa que pudiera originar la suspensión o terminación anticipada de los contratos formalizados por la DGRMSGC, dentro de los cinco días hábiles a que tengan conocimiento de la misma, a efecto de que el Comité o la DGRMSGC, según corresponda, acuerden lo conducente.
El informe a que se refiere el párrafo anterior deberá contener los elementos, razones y justificaciones suficientes de las causas que pueden originar la suspensión o terminación anticipada de los contratos.
El Comité solamente acordará respecto de aquellos contratos que haya adjudicado al amparo de la Ley. En el acuerdo respectivo se deberá establecer expresamente la temporalidad de la suspensión.
Para efectos de determinar si existe caso fortuito o fuerza mayor que den causa a la suspensión del contrato, se estará a lo dispuesto en la Ley y su Reglamento, o en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, según corresponda.
Los Subcomités, respecto de aquéllos contratos que hayan adjudicado al amparo de la Ley, observarán en lo conducente lo dispuesto en el presente artículo.
T R A N S I T O R I O S
Artículo Primero. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir del 01 de enero de 2024.
Artículo Segundo. Se abrogan los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades, emitidos mediante acuerdo del titular de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración de fecha 31 de diciembre de 2022.
Dado en la sede de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, sita en la ciudad de Guanajuato, Guanajuato, a 31 de diciembre de 2023.
HÉCTOR SALGADO BANDA
[1]
Publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, número 188, Cuarta Parte, del 23 de noviembre de 2012.
[2]
Publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, número 134, Segunda y Tercera partes, del 07 de julio de 2021.
