Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13, fracción II, 17, 18, 24, fracciones I, inciso m), y IX, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10, primer párrafo, 58, 61, primer párrafo, y 72 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; 30, segundo párrafo, de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 2, fracción I, 4 y 5, fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y
C O N S I D E R A N D O
El Gobierno del Estado de Guanajuato, se encuentra encaminado a incrementar la eficiencia, eficacia y equidad de los ingresos públicos para optimizar su aprovechamiento, mediante la estandarización de los procesos de recaudación y fiscalización.
Es por ello, que se debe contar con la normativa que fomente una mayor coordinación entre los tres órdenes de gobierno, así como la convergencia en sistemas de contabilidad gubernamental, que garantice la eficacia del gasto público bajo criterios de legalidad y transparencia.
Dado lo anterior, el Estado de Guanajuato recibe recursos económicos federales a través de transferencias, para promover el desarrollo social de la ciudadanía, con el propósito de mejorar el bienestar de las familias y de sus comunidades.
Con los presentes Lineamientos se alinea la planeación estratégica y la programación del presupuesto, para garantizar una mayor transparencia y rendición de cuentas del gasto público mediante la sistematización de procedimientos y el fortalecimiento de los procesos de vigilancia, a efecto de contar con mecanismos efectivos que evalúen el impacto, desempeño y resultados de los planes y programas.
Esta Dependencia hacendaria, con el fin de regular el proceso de transferencias de recursos federales, emite el presente ordenamiento, con el cual se pretende otorgar una normativa clara para la gestión, suscripción, ejecución, control y seguimiento de los recursos federales transferidos a la entidad, en aras de la transparencia y rendición de cuentas.
Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente señaladas, he tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN, SUSCRIPCIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS CONVENIOS FEDERALES PARA EL EJERCICIO FISCAL DE 2014
Capítulo I
Disposiciones Generales
Objeto de los Lineamientos
Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la gestión, suscripción, ejecución, control y seguimiento de los convenios o actos consensuales que celebre el Estado de Guanajuato con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, cuyo propósito consista en formalizar la transferencia de recursos con destino de gasto específico a favor del Estado.
No son materia de regulación de los presentes Lineamientos los convenios relativos a las siguientes fuentes de gasto federalizado:
I. Aportaciones federales;
II. Participaciones federales;
III. Incentivos derivados del convenio de colaboración administrativa en materia fiscal federal; y
IV. Recursos irreductibles o regularizables.
Sujetos de los Lineamientos
Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal que gestionen, suscriban o ejerzan los recursos previstos en los convenios u otros actos consensuales materia de los presentes Lineamientos.
Glosario de términos
Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resulta aplicable en lo conducente, los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio Fiscal de 2014, así como en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y adicionalmente los siguientes conceptos:
I. Convenio: Cualquier instrumento o acto consensual, independientemente de cómo se le consigne, que celebre el Estado de Guanajuato con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, y cuyo objeto corresponda al previsto en el artículo 1 de los presentes Lineamientos;
II. Cuenta Bancaria Ejecutora: Aquella contratada por la Dependencia o Entidad, para la ejecución de los recursos federales transferidos en virtud de los convenios, cuando éstos así lo dispongan;
III. Cuenta Bancaria Origen: Aquella contratada por la Secretaría para la recepción, administración y control de los recursos federales transferidos en virtud de los convenios;
IV. DGCG: La Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría;
V. DGCySIP: La Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública de la Secretaría;
VI. DGF: La Dirección General Financiera de la Secretaría;
VII. DGI: La Dirección General de Ingresos de la Secretaría;
VIII. DGP: La Dirección General de Presupuesto de la Secretaría;
IX. DGRMySG: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría;
X. Lineamientos: Lineamientos para la Gestión, Suscripción, Ejecución, Control y Seguimiento de Convenios Federales para el Ejercicio Fiscal de 2014;
XI. PEI: Plataforma Estatal de Información;
XII. Recurso Irreductible: Se refiere a los gastos presupuestarios mínimos que requiere una Dependencia o Entidad, para operar en forma similar al periodo de ejecución del ejercicio presupuestal inmediato anterior;
XIII. Recurso Regularizable: Es aquél que resulta de sumar la asignación otorgada en el presupuesto original del año en curso, más las modificaciones presupuestarias indispensables para mantener el mismo nivel de actividades alcanzado por la Dependencia o Entidad durante el año inmediato anterior;
XIV. Secretaría: La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración;
XV. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público;
XVI. SIAFF: Sistema Integral de Administración Financiera Federal; y
XVII. TESOFE: Tesorería de la Federación.
Interpretación de los Lineamientos
Artículo 4. La Secretaría estará facultada para interpretar los presentes Lineamientos para efectos administrativos, así como para establecer las medidas necesarias para su correcta aplicación.
Capítulo II
De la Gestión de Recursos Federales
Gestión de recursos federales
Artículo 5. La Secretaría, así como las Dependencias y Entidades en el ámbito de sus respectivas atribuciones, así como dentro de sus propios ejes y sectores gubernamentales, realizarán las gestiones correspondientes ante las instancias federales competentes para la obtención de recursos federales.
Tratándose de recursos irreductibles o regularizables, los sujetos de los presentes Lineamientos deberán justificar ante la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, la naturaleza de los mismos.
Integración de documentación
Artículo 6. Las Dependencias y Entidades que gestionen recursos federales tendrán a su cargo la integración de la documentación requerida para la formalización de los convenios objeto de los presentes Lineamientos.
Para tal efecto, deberán establecer la debida coordinación, en su caso, con la Secretaría y las instancias ejecutoras tratándose de la gestión de gasto de inversión.
Capacidad financiera
Artículo 7. Las Dependencias y Entidades, deberán abstenerse de gestionar recursos ante la Federación, cuando se comprometan recursos estatales y carezcan de recursos presupuestales o se rebase su asignación presupuestal, según se trate.
Concurrencia de recursos estatales
Artículo 8. En el caso de que la Federación, en el proceso de gestión de los recursos, requiera de alguna aportación o concurrencia de recursos estatales para concretar la formalización del Convenio respectivo, las Dependencias y Entidades deberán contar previamente con la validación financiera de la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, con la finalidad de identificar la fuente de financiamiento estatal que se aportará en su oportunidad para tales efectos.
En caso contrario, la disponibilidad de recursos para la aportación o concurrencia respectiva a ministrarse por el Estado, será responsabilidad exclusiva de las Dependencias y Entidades gestoras de los recursos federales.
Previsiones en la gestión de recursos federales
Artículo 9. La Secretaría, así como las Dependencias y Entidades que gestionen recursos federales o de otros órdenes de gobierno, procurarán pactar expresamente en los convenios respectivos, por lo menos, las siguientes condiciones:
I. Que la vigencia para el ejercicio de dichos recursos se pacte hasta el cumplimiento del objeto o que se establezca la posibilidad de prorrogar el instrumento respectivo;
II. Que se les faculte a ejercer los recursos con base en la normativa estatal aplicable;
III. Que se autorice la factibilidad financiera y jurídica de reconocer gasto erogado con provisiones estatales;
IV. Que se establezca con precisión y de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias respectivas, las obligaciones de retención, deducción y aplicación de los recursos destinados a la fiscalización que corresponda; y
V. En caso de concurrencia de recursos estatales, que se establezca en el Convenio los códigos programáticos y que se posibilite expresamente que primero se ejerzan los recursos federales.
En todo caso, es responsabilidad de las Dependencias y Entidades gestionar ante las instancias federales competentes, las mejores condiciones para el Estado en cuanto a destino, montos, concurrencia, ministraciones, plazos, normativa aplicable y demás derechos y obligaciones de las partes en los convenios que al efecto pretendan suscribirse.
Informe de gestión de recursos
Artículo 10. Al inicio y al término de la gestión de los recursos federales, las Dependencias o Entidades gestoras deberán informar al respecto, mediante oficio y de forma inmediata a la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, la formalización del Convenio respectivo, a fin de dar cumplimiento a los compromisos adquiridos en el mismo.
Asimismo, deberán señalar con precisión el código programático presupuestal o la fuente de financiamiento a afectar, en la cual se encuentran previstos o considerados tales recursos o bien las causas debidamente justificadas por las cuales no es posible señalar tal información, en caso contrario, no se tramitará su firma.
Capítulo III
De la Suscripción de Convenios
Partes estatales suscriptoras
Artículo 11. En la suscripción de los convenios que el Estado de Guanajuato celebre con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, y cuyo objeto corresponda al previsto en el artículo 1 de los presentes Lineamientos, deberá comparecer la Secretaría, en su carácter de órgano hacendario estatal, así como las Dependencias o Entidades que tengan a su cargo la ejecución de los recursos federales correspondientes o asuman alguna obligación.
De forma expresa no participa la Secretaría en aquellos Convenios donde se transfieran recursos directamente a una Entidad en su caso.
Trámite para la formalización de convenios
Artículo 12. La Procuraduría Fiscal del Estado llevará a cabo la revisión y validación jurídica del Convenio respectivo a efecto de que sea suscrito en su oportunidad por el Titular de la Secretaría o por el servidor público competente de la misma, y solamente cuando concurran recursos estatales, se requerirá la validación financiera o presupuestal de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión de dicha dependencia hacendaría en el ámbito de su competencia.
Cuando el Convenio consigne la concurrencia o aportación de recursos estatales, las Dependencias o Entidades que gestionen o soliciten su formalización ante la Secretaría, deberán de señalar con precisión el código programático presupuestal o la fuente de financiamiento a afectar, así como la orden de trabajo, en la cual se encuentran previstos o considerados tales recursos, en caso contrario, no se tramitará su firma.
No obstante haberse entregado oportunamente la información financiera o presupuestal en los términos señalados en el párrafo que precede, la Subsecretaría de Finanzas e Inversión de la Secretaría, a través de sus áreas competentes, revisará la suficiencia líquida indispensable para la asunción de compromisos económicos en el Convenio concerniente, emitiendo en su caso su respectiva validación, para que con ella se prosiga con el trámite de firma correspondiente; o en su caso, para que se proceda a la devolución del instrumento consensual al solicitante sin la firma respectiva.
Lo dispuesto en este numeral, es con independencia de las revisiones o validaciones jurídicas y administrativas que se requieran en cada Dependencia o Entidad de acuerdo a sus procesos normativos internos, para la suscripción de los convenios de mérito, así como en el caso de la Coordinación General Jurídica, tratándose de la firma del Titular del Poder Ejecutivo del Estado en dichos actos consensuales.
Registro y control de convenios
Artículo 13. Cuando las Dependencias o Entidades cuenten con el Convenio debidamente firmado por todas las instancias participantes, deberán remitir por oficio una copia simple de tal instrumento a la Procuraduría Fiscal del Estado, la cual en su caso efectuará su registro.
Lo anterior, sin perjuicio de los registros y controles que indefectiblemente se lleven en las Dependencias o Entidades signantes, según se trate.
Capítulo IV
De la Apertura de Cuenta Bancaria
Cuenta Bancaria Origen
Artículo 14. La administración de los recursos federales que se radiquen al Estado en arreglo a cada uno de los convenios que se suscriban en términos de los presentes Lineamientos, se llevará a cabo a través de una cuenta bancaria productiva específica y exclusiva, que permita la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados.
En su carácter de órgano hacendario estatal, corresponderá a la Secretaría llevar a cabo la apertura de cada cuenta bancaria específica y, en el caso de que la normativa federal así lo disponga, su alta en el SIAFF para su debido registro ante la instancia federal correspondiente.
Apertura de la Cuenta Bancaria Origen
Artículo 15. Las Dependencias y Entidades gestoras de los recursos federales, deberán solicitar a la Secretaría, con la oportunidad necesaria, la apertura de la Cuenta Bancaria Origen.
Dicha solicitud deberá realizarse mediante oficio dirigido a la DGI, al que habrá de anexarse copia del Convenio respectivo, firmado por todos los servidores públicos estatales intervinientes.
Para aquellos convenios, anexos o reglas de operación en las que se señale la obligatoriedad para el Estado de Guanajuato de contar con una cuenta bancaria específica aperturada previo a la suscripción del instrumento jurídico correspondiente; las Dependencias o Entidades gestoras de los recursos federales, deberán solicitar la apertura a la DGI, a través de oficio en el cual señalen el fundamento de dicha obligatoriedad, señalando además el compromiso de enviar a la brevedad posible, una copia del documento suscrito por las y los servidores públicos estatales intervinientes.
Una vez realizada la contratación de la Cuenta Bancaria Origen, la DGI notificará a la Dependencia o Entidad gestora, los respectivos datos de identificación, a efecto de que este último proceda a informarlos a la instancia federal correspondiente.
Cuenta Bancaria Ejecutora
Artículo 16. En aquellos casos en que así se establezca en los convenios objeto de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades ejecutoras de los recursos federales, podrán administrar de forma directa los recursos federales, e incluso convenir su transferencia a favor de municipios, fideicomisos y demás instancias públicas, a través de cuentas bancarias que reúnan los mismos atributos de productividad, especificidad y exclusividad que permitan la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados.
Las instancias gestoras de los recursos deberán informar esa circunstancia en la solicitud referida en el artículo precedente, indicando en su caso los datos de la cuenta bancaria del ejecutor.
En aquellos casos en que no se cuente con el Convenio firmado al menos por la parte estatal, las Dependencias y Entidades podrán solicitar mediante oficio, la apertura de la Cuenta Bancaria, aún y cuando no se haya formalizado el Convenio respectivo, siempre y cuando la normativa Federal lo permita.
La Dependencia o Entidad solicitante, deberá señalar mediante oficio dirigido a la DGI, que una vez que dicho instrumento sea formalizado al menos por la parte estatal, remitirá a la brevedad copia simple del mismo.
Lo anterior, con la finalidad de que una vez que los recursos federales sean radicados en la Cuenta Bancaria Origen contratada por la Secretaría, ésta realice la transferencia a la Cuenta Bancaria Ejecutora, conforme al procedimiento establecido en la normativa aplicable.
En todo caso, la Secretaría podrá determinar la institución con la que se aperturará por la Dependencia o Entidad la Cuenta Bancaria Ejecutora; informando lo conducente al ejecutor.
Alta de cuentas bancarias en SIAFF
Artículo 17. La DGI o las Dependencias y Entidades deberán solicitar a la DGF, el alta de la Cuenta Bancaria Origen respectiva en el SIAFF, proporcionando a ésta última la documentación necesaria para su registro.
La DGF solicitará el alta de la Cuenta Bancaria Origen, conforme a las disposiciones establecidas por la TESOFE.
Cuenta contable y fuente de financiamiento
Artículo 18. Una vez contratada la Cuenta Bancaria Origen, la DGI solicitará mediante oficio a la DGCG una cuenta contable de banco conforme a los procesos y normativa interna aplicable para tales efectos.
La DGCG asignará una cuenta contable de banco, digitalizará el Convenio y asignará la fuente de financiamiento para el registro del ingreso y del gasto, estableciendo los criterios para el registro contable.
Para el caso de la administración pública paraestatal, y en relación a la Cuenta Bancaria Ejecutora, la solicitud de cuenta contable de banco y fuente de financiamiento a la DGCG, será responsabilidad de la Entidad.
Demora en la radicación de las transferencias
Artículo 19. En todo caso será responsabilidad de la Dependencia o Entidad gestora de los recursos, determinar la temporalidad con la que se mantendrá vigente la Cuenta Bancaria Origen correspondiente, así como la cobertura de las comisiones respectivas.
Para tal efecto, las Dependencias o Entidades deberán remitir comunicaciones mensuales a la Secretaría, en las que manifiesten la pertinencia de mantener en operación la Cuenta Bancaria Origen correspondiente.
Capítulo V
De la Recepción de los Recursos
Expedición del recibo oficial
Artículo 20. Una vez que la TESOFE ministre los recursos al Estado, la DGI emitirá el recibo oficial derivado del depósito federal y registrará contablemente el ingreso con orden de trabajo y cuenta origen específica atendiendo a los momentos contables, siempre y cuando cuente con los elementos suficientes para la emisión de dicho recibo.
En casos excepcionales y debidamente justificados, aun cuando no se hayan radicado formalmente los recursos federales convenidos, la DGI podrá emitir recibo provisional o carta compromiso respecto a la emisión posterior del recibo oficial correspondiente.
Asimismo, cuando los convenios, anexos o reglas de operación, señalen la obligatoriedad para el Estado de Guanajuato, de expedir el recibo oficial correspondiente, previo a la radicación de los recursos federales convenidos; a petición de la Dependencia o Entidad ejecutora de los recursos, la DGI podrá emitir el recibo oficial definitivo, registrando el ingreso como devengado y creando una cuenta por cobrar a nombre de la instancia federal que participe en la suscripción del convenio. Dicha cuenta por cobrar se cancelará en el momento que la Federación radique los recursos convenidos, registrándose el ingreso como recaudado.
La DGI remitirá el recibo oficial, provisional o la carta compromiso, según corresponda, a la Dependencia o Entidad ejecutora de los recursos, quien a su vez se encargará de enviarlo a la Federación en los plazos establecidos en el Convenio; salvo en los casos en los que el instrumento consensual, reglas de operación o lineamientos respectivos especifiquen otra disposición.
Capítulo VI
De las Asignaciones de Proyectos y/o Programas, Adecuaciones Presupuestales y Transferencia de Recursos
Autorización de la Secretaría
Artículo 21. Cuando el recurso transferido sea gasto de inversión, las Dependencias y Entidades deberán de gestionar, mediante oficio ante la DGP, la validación del proyecto y/o programa y metas.
Una vez que se cuente con la validación, la DGCySIP, para el caso de obra, solicitará a la DGP el registro presupuestal en la PEI.
Para el caso en que los recursos federales transferidos sean gasto de operación, la asignación del proyecto y/o programa, así como su registro presupuestal será a cargo de la Secretaría, a través de la DGP.
Una vez realizadas las asignaciones del proyecto y/o programa, la DGP y la DGCySIP, informarán mediante oficio a los ejecutores de gasto sobre las afectaciones presupuestales realizadas.
Adecuaciones presupuestarias
Artículo 22. Para la administración pública centralizada, las adecuaciones presupuestarias en materia de gasto serán responsabilidad de la DGP y procederán cuando la DGI haya realizado el registro del ingreso recaudado.
Cuando los recibos oficiales se expidan con anterioridad al depósito de los recursos federales, en los casos previstos en los presentes Lineamientos, en su carácter de ingreso devengado, la DGI informará a la DGP, a efecto de que la adecuación presupuestaria se realice hasta el momento en que el recurso sea efectivamente abonado en la cuenta bancaria específica.
Para la administración pública paraestatal, las adecuaciones presupuestarias en materia de gasto serán responsabilidad del ente público ejecutor del gasto y procederán cuando hayan realizado el registro del ingreso recaudado.
Dependencia ejecutora del gasto
Artículo 23. Cuando el ejecutor del gasto es una Dependencia, ésta deberá registrar en la PEI el gasto que se efectuará, señalando la fuente de financiamiento que le corresponda, indicando la cuenta contable de banco del cual debe tomarse el recurso para su pago y señalar el proyecto y/o programa correspondiente.
Cuando se tramite la liberación de recursos a través de la DGCySIP, correspondientes a programas de obras y servicios relacionados con las mismas, deberá ser mediante la solicitud de pago respectiva, indicando el fondo del cual debe tomarse el recurso y señalando la partida presupuestal a afectar.
A solicitud de la Dependencia ejecutora, la DGCySIP y la DGRMySG deberán registrar en la PEI el gasto que se efectuará, en términos de lo establecido en el primer párrafo del presente artículo.
El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables.
Entidades ejecutoras del gasto
Artículo 24. En el supuesto de que los ejecutores del gasto sean Entidades, la DGP o la DGCySIP de la Secretaría entregarán, previa solicitud, el recurso vía subsidio o transferencia y realizarán los registros contables.
Las Entidades deberán apegarse en lo conducente a los procesos establecidos en el artículo anterior.
El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables.
Emisión de pagos electrónicos
Artículo 25. La DGF será la responsable de realizar la transferencia bancaria que corresponda, previo registro en la PEI por las áreas ejecutoras del gasto y notificará a estas últimas los movimientos bancarios el día 20 de cada mes.
Para el caso de las Entidades, éstas serán las responsables de realizar la transferencia bancaria que corresponda, previo registro contable.
Capítulo VII
Del Control y Seguimiento
Destino de los recursos convenidos
Artículo 26. Las Dependencias y Entidades ejecutoras deberán de aplicar y ejercer los recursos transferidos única y exclusivamente en los destinos previstos en los convenios respectivos que al efecto se hayan suscrito y conforme a las disposiciones federales o estatales aplicables según se establezca.
Es de la absoluta responsabilidad de las Dependencias o Entidades ejecutoras, la aplicación de los recursos convenidos a los fines pactados o autorizados por las instancias competentes.
Términos de ejecución de los recursos
Artículo 27. Las Dependencias o Entidades ejecutoras de gasto deberán apegarse y dar seguimiento estrictamente a los términos, plazos y especificaciones pactadas en el Convenio respectivo para la realización de los proyectos y/o programas, obras o acciones objeto del mismo; asumiendo íntegramente, en caso de incumplimiento imputable e injustificado, las responsabilidades y sanciones que procedan.
Reportes contables
Artículo 28. La DGCG y la DGP, verificarán los registros contables del ingreso y gasto, así como sus productos financieros derivados de los mismos.
La DGCG elaborará reportes mensuales del ingreso contable y del presupuesto ejercido de los recursos recibidos.
Las Entidades serán las responsables de verificar los registros contables del ingreso y gasto, así como elaborar los reportes mensuales correspondientes.
Conciliación ingreso-gasto y bancos
Artículo 29. Las áreas de la Secretaría coordinarán los trabajos de la conciliación ingreso- gasto y bancos y ejecutores de gasto.
La conciliación ingreso-gasto y bancos, se refiere a la verificación de los movimientos contables que derivan en afectaciones presupuestales y movimientos bancarios, en el formato establecido.
Los entes ejecutores deberán realizar, verificar y enviar sus conciliaciones respectivas en el ámbito de su competencia, a la DGF, DGCySIP y DGP, con la finalidad de dar apoyo al seguimiento y validación de la información para el formato único de la SHCP.
Informes de avances físicos y financieros
Artículo 30. Es responsabilidad de las Dependencias y Entidades, elaborar y enviar los informes de avances físicos y financieros del proyecto y/o programa a la instancia federal competente.
Los plazos para la realización y envío de estos informes serán conforme a lo establecido en el Convenio respectivo.
Una vez enviados los informes, se deberá notificar mediante oficio a la DGCySIP, en caso de que los informes correspondan a recursos federales para proyectos y/o programas de obra pública y servicios relacionados con la misma, o a la DGP, cuando los recursos tengan un fin distinto al mencionado.
Llenado del formato único de SHCP
Artículo 31. La DGF será el vínculo de la Secretaría con la SHCP en materia de llenado del formato único y será la responsable de asignar claves de usuario y contraseñas a los ejecutores de gasto.
Corresponderá a la DGF gestionar ante la instancia federal la capacitación a las usuarias y usuarios para el llenado del formato único de la SHCP.
La realización del llenado del formato único de la SHCP es responsabilidad de los ejecutores de gasto, los cuales deberán verificar que los montos e información del formato único coincida con los registros de la PEI, así como de la conciliación ingreso-gasto y bancos en los plazos establecidos en las leyes aplicables, además de conservar evidencia de los folios gestionados.
Para el llenado del formato único, la base de datos de información será la PEI.
De la transparencia y difusión de la información financiera
Artículo 32. La Secretaría, a través de la DGCG, publicará en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, lo relativo a la información del formato único de la SHCP, previa solicitud de las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto, la cual deberá ser remitida a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha de llenado del formato único y estar a disposición de la población en general a través de la página de internet de la Secretaría.
El contenido de la información publicada será responsabilidad de los ejecutores de gasto.
La obligación de las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto en relación a la remisión de información para publicar en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, no suple la obligación de proporcionar la información para la integración de la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo.
La Secretaría, establecerá el proceso de integración y difusión de información financiera, conforme a las normas, formatos y estructuras de información.
Cuenta Pública
Artículo 33. Las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto deberán de remitir, en los plazos y formatos establecidos por la DGCG, la información referente al resultado del ejercicio de los recursos federales transferidos derivados de la firma de Convenios celebrados con la Federación, para su incorporación en la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo.
La información remitida deberá coincidir con la conciliación ingreso-gasto y bancos, el llenado del formato único de la SHCP y lo publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
Capítulo VIII
De las Prórrogas
Prórrogas
Artículo 34. Las Dependencias y Entidades ejecutoras de los recursos federales transferidos, deberán verificar el cumplimiento de los calendarios acordados para el establecimiento de compromisos formales de pago con cargo a los mismos, así como para su ejercicio.
En el supuesto de que se adviertan circunstancias que impidan o pongan en riesgo el cumplimiento de tales calendarios, será responsabilidad de dichos ejecutores, gestionar y justificar ante las instancias federales competentes las solicitudes de prórroga que se requieran.
La Secretaría, en el ámbito de su respectiva competencia, podrá brindar la asesoría que se requiera para la formulación de las solicitudes conducentes, así como coadyuvar en las gestiones que se estimen pertinentes ante las instancias competentes.
Registro de los gastos por ejercer
Artículo 35. En el caso de obtener respuesta favorable por parte de las instancias competentes a la solicitud de prórroga gestionada en términos del artículo anterior, las Dependencias y Entidades ejecutoras, efectuarán los registros de conformidad con la normativa aplicable, priorizando su total aplicación en ese ejercicio fiscal o hasta el plazo debidamente autorizado.
Capítulo IX
Del Finiquito y Cierre de los Convenios
Finiquito del Convenio
Artículo 36. La determinación del finiquito del Convenio es obligación de las Dependencias y Entidades ejecutoras, así como de las áreas competentes de la Secretaría.
Informe del cierre del Convenio
Artículo 37. Las Dependencias y Entidades ejecutoras deberán de realizar el informe de cierre del Convenio a efecto de integrar el expediente final.
La validación del expediente final corresponde a las Dependencias o Entidades ejecutoras, así como a las unidades competentes de la Secretaría.
Será responsabilidad de las Dependencias o Entidades ejecutoras del gasto, conservar copia tanto del expediente final debidamente integrado, como de la documentación comprobatoria por el tiempo que determine la naturaleza de la misma.
Las Dependencias o Entidades ejecutoras responsables de los recursos, notificarán a la Secretaría el informe de cierre, con la finalidad de cancelar la Cuenta Bancaria Origen correspondiente.
Remanentes
Artículo 38. Cuando existan remanentes de capital, las Dependencias y Entidades serán las responsables de solicitar la línea de captura ante las instancias federales, una vez verificados los importes con la DGCG; en el caso que se trate proyectos y/o programas de obra se verificará por medio de la DGCySIP.
Las Dependencias y Entidades deberán de anexar a su solicitud de reintegro de recursos a las instancias federales las justificaciones del remanente o rendimientos financieros así como el cumplimiento o no de metas.
Las Entidades, posterior a la solicitud de línea de captura, deberán de realizar el depósito o transferencia bancaria del importe del remanente de capital, especificando el año al que corresponde el recurso original, así como el proyecto, capítulo y partida, a la cuenta bancaria de origen, solicitando a la DGI la emisión del recibo oficial correspondiente.
Una vez que se cuente con línea de captura y con los recursos depositados en la Secretaría con la debida emisión de su recibo oficial, las Dependencias y Entidades deberán solicitar mediante oficio el reintegro del remanente en los términos establecidos en el primer párrafo del presente artículo.
Forma para reintegrar los importes
Artículo 39. La Secretaría por conducto de la DGF, a solicitud por oficio de la DGCG o la DGCySIP, según corresponda, deberá reintegrar a la TESOFE, vía transferencia electrónica a la cuenta CLABE, los remanentes y rendimientos financieros que se determinen, desglosando el importe de capital y el monto de productos financieros para realizar los depósitos en dichas cuentas.
La DGF entregará mediante oficio a la DGCG o a la DGCySIP, según corresponda, los comprobantes de los depósitos efectuados a la TESOFE.
Cancelación de las cuentas bancarias específica
Artículo 40. Una vez agotado el recurso y finiquitado el Convenio, las Dependencias y Entidades ejecutoras, solicitarán de manera formal a la DGF, la cancelación de la Cuenta Bancaria Origen contratada por la Secretaría para la recepción de los recursos.
Cuando proceda la cancelación de Cuentas Bancarias Ejecutoras en las Entidades, éstas deberán de informar de dicha cancelación a la Secretaría.
Responsabilidad del seguimiento y control
Artículo 41. El seguimiento y cumplimiento del Convenio corresponde a las Dependencias y Entidades ejecutoras.
A la Secretaría corresponderá el control en el ámbito de su competencia, a efecto de que se verifique permanentemente que el recurso transferido sea ejercido de conformidad a lo estipulado en el Convenio respectivo y demás normativa aplicable.
Expediente final
Artículo 42. El expediente final deberá estar validado y firmado por las Dependencias y Entidades ejecutoras, a efecto de que se remita en su caso oportunamente a la Federación.
Capítulo X
De las Obligaciones ante los Órganos Fiscalizadores y Contralores
Obligaciones de la Secretaría
Artículo 43. La Secretaría es la responsable del seguimiento de las auditorías que se realizarán por parte de los entes fiscalizadores y órganos de control. Para tales fines designará un enlace ante éstos.
Dicho enlace designará un responsable de coordinar el seguimiento y atención de los procesos de auditoría, desde su planeación hasta su culminación, así como a los entes ejecutores de gasto, respetando los plazos establecidos por los órganos de control y fiscalizadores.
Obligaciones de los ejecutores de gasto
Artículo 44. Las Dependencias y Entidades en su carácter de ejecutoras del gasto, durante el desarrollo de auditorías practicadas por los órganos competentes tendrán entre otras las siguientes obligaciones:
I. Designar mediante oficio a la o el servidor público responsable de coordinar los trabajos de auditorías, desde su planeación hasta su culminación coadyuvando de manera directa con el responsable de coordinarla;
II. La o el servidor público responsable deberá asistir a la instrumentación del acta de inicio y de cierre de las auditorías practicadas por cada uno de los entes de control y fiscalización;
III. Proporcionar al enlace designado por la Secretaría de manera oportuna y veraz, los informes, documentación, registros, explicaciones verbales y escritas, que soliciten los entes de control y fiscalización;
IV. Vigilar que la información y documentación proporcionada a los entes de control y fiscalización corresponda al objetivo de la revisión;
V. Solventar, atender y/o justificar en tiempo y forma los resultados, las observaciones, recomendaciones y acciones realizadas por las y los auditores, así como establecer y mantener un proceso de seguimiento del estado de tales acciones para su debida solventación; y
VI. Acudir a las reuniones convocadas por los entes revisores, para la presentación y revisión de los resultados de la auditoría, debiendo guardar reserva sobre la información y documentación proporcionada en las mismas.
Indebido ejercicio de las transferencias
Artículo 45. Las Dependencias y Entidades serán responsables ante las autoridades fiscalizadoras federales o locales, del ejercicio inadecuado de los recursos transferidos regulados en los presentes Lineamientos, pudiendo incurrir en alguna responsabilidad prevista en la ley de la materia.
Reintegro de recursos derivado de auditorías
Artículo 46. En el caso de que las Dependencias o Entidades en el proceso de fiscalización se les determine el reintegro de recursos, estos deberán realizarse con cargo a sus propias asignaciones presupuestales o a sus ingresos propios, incluyendo sus cargas financieras conforme al procedimiento establecido en los artículos 38 y 39 de los presentes Lineamientos.
Remisión de copia del Convenio a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas
Artículo 47. Las Dependencias y Entidades proporcionarán copia del Convenio suscrito a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, sólo cuando así lo consigne el instrumento respectivo, a fin de que dicho órgano de control estatal conozca el objeto, contenido y destino al que se aplicarán los recursos federales.
T R A N S I T O R I O
Artículo Único. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir del 01 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2014.
Dado en la sede de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración del Estado, sita en la ciudad de Guanajuato, Guanajuato, a los 31 días del mes de diciembre del año 2013.
JUAN IGNACIO MARTÍN SOLÍS
